Заметки — это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно вносится в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, возможно, необходимые в будущем, например указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы.
Работа писателя тесно связана с использованием заметок. Зачастую, когда работаешь над материалом одной главы, приходят мысли о некоторых замечаниях по этому поводу, необходимых в другой или третьей главе. Или внезапно рождается краткое и лаконичное определение термина (например, заметки), которое хочется записать, чтобы не забыть употребить впоследствии.
Безусловно, при записывании подобных мыслей в бумажные блокноты тратится в несколько раз больше времени, поскольку потом все равно придется переносить эту информацию в документ текстового редактора MS Word. А с помощью заметок Outlook данная процедура длится секунды. Это не говоря уже о средствах поиска Outlook, которые помогут найти требуемую заметку за те же секунды, в то время как поиск среди хаотических записей в бумажных блокнотах может длиться бесконечно долго.
В этой главе будет рассмотрено создание заметки, изменение ее параметров, а также основные принципы работы с ней.
Создание заметки и ее представления
Для создания заметки перейдите в папку Заметки (Notes) и нажмите кнопку Создать (New) или сделайте двойной щелчок мышью в свободном месте окна просмотра информации. Появится пустая заметка с текущей датой и временем, куда можно будет ввести текст (рис. 5.1).
Объем вводимого текста неограничен, причем, если он превышает стандартный размер заметки, вы имеете возможность его свободно прокручивать. Первое предложение является названием заметки.
Рис. 5.1. Форма Заметка
Совет
Для быстрого перехода от начала заметки к концу и обратно используйте сочетания клавиш <Ctrl>+<End> и <Ctrl>+<Home> соответственно.
При необходимости можно увеличить или уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью курсора мыит Outlook запоминает размер окна заметки и воспроизводит его впоследствии.
Замечание
Вообще говоря, можно увеличить раз’мер окна заметки до размеров экрана двойным щелчком мыши по полоске вверху заметки.
После ввода текста закройте заметку, внесенные изменения автоматически сохранятся.
Хотя заметки являются самым простым элементом Outlook, но даже они имеют возможность группировки по категориям. Более того, можно связывать с заметками контакты и изменять цвет заметок. Последнее свойство очень удобно для сортировки заметок по важности, например лиловый цвет — очень важная заметка.
Пример 5.1. Редактирование заметок
{В форме Заметки в верхнем левом углу (рис. 5.2) }
Цвет > Лиловый
Категории. . .
Имеющиеся категории Мысли
ОК
Контакты. . .
Контакты
Элементы <Контакт>
ОК
Закрыть
Рис. 5.2. Контекстное меню заметки
Для оперативного доступа к заметке в течение рабочего дня щелкните по ее названию на Панели задач Windows внизу экрана. После получения информации щелчок вне окна заметки свернет ее на Панели задач. С заметками можно работать и закрыв основное приложение Outlook.
Перейдем теперь к рассмотрению представлений папки Заметки (Note). Существует пять стандартных представлений, их описание приведено в табл. 5.1.
| Представление | Отображаемые элементы и поля |
| Значки (Icons) | Это оригинальное представление Outlook. Заметки изображаются в виде листочков бумаги, имеющих определенный цвет и текст заметки под значком (не более 255 знаков). Значки упорядочены по дате создания. Можно изменить размер и отображение значков в этом представлении посредством соответствующих кнопок на панели Стандартная (см. рис. 5.2) |
| По категориям (By Categories) | Стандартное табличное представление. Список групп по категориям, отображающим первую строку заметки |
| За последние семь дней (Last seven Day) | Отфильтрованное представление Список заметок |
| По цвету (By Color) | Аналогичное предыдущему представление, за исключением того, что группировка осуществляется по цвету заметки |
| Список заметок (Notes List) | Табличное представление всех заметок, в котором отображаются поля: Тема, Создано и Категории. Помимо этих полей, под названием заметки приводится ее текст. Ограничение на отображаемый в представлении текст — 255 знаков. Если объем текста больше, то ставится многоточие, если меньше — добавляется специальный символ конца <конец> (рис. 5.3) |
Таблица 5.1. Стандартные представления папки Заметки
Рис. 5.3. Представление Список заметок
Отображение или скрытие текста зависит от кнопки Автопросмотр. По умолчанию в представлении Список заметок она нажата.
Совет
При работе в представлении Значки для выравнивания значков используется команда > Вид > Выстроить значки.
Параметры заметки
Параметры заметки по умолчанию можно изменить, воспользовавшись диалоговым окном Параметры заметок (Notes Options).
Пример 5.2. Установка параметров заметок
>Сервис > Параметры. . .
Настройки
Параметры заметки…(рис. 5.4}
Рис. 5.4. Диалоговое окно Параметры заметок
В диачоговом окне Параметры заметок можно изменить следующие параметры:
- Цвет (Color). Выберите один из цветов — Синий, Зеленый, Лиловый, Желтый или Белый.
- Размер (Size). Этот параметр отвечает за размер окна заметки по умолчанию. Существует три стандартных размера: Мелкий, Средний и Крупный.
- Шрифт (Font). Нажмите кнопку Шрифт и в появившемся диалоговом окне установите параметры: шрифт, начертание, размер, атрибуты и цвет (рис. 5.4).
Если вы хотите скрыть отображение даты и времени в заметках, то снимите флажок Показывать время и дату в заметках (When viewing notes, show date and time) в диалоговом окне Дополнительные параметры (Advanced Options).
Пример 5.3. Дополнительные параметры заметок
> Сервис > Параметры…
Дополнительно
Дополнительные параметры… (рис. 5.5)
Показывать время и дату в заметках
ОК
ок
Рис. 5.5. Диалоговое окно Дополнительные параметры
Буфер обмена
Информация, хранящаяся в заметках, является лишь первичным материалом, требующим дальнейшей обработки. Приведенные ниже примеры не являются догмой — используйте всю вашу фантазию, возможности Outlook и других приложений для рационального применения заметок.
В данном случае мы создали заметку с определением в Outlook, но автор пишет книгу посредством текстового редактора Word. Таким образом, необходимо перенести информацию из заметки в документ Word. Для переноса информации из одного приложения в другое можно использовать буфер обмена Microsoft Office.
Буфер обмена (buffer) — это память компьютера, предназначенная для промежуточного хранения информации. Буфер обмена применяется для обмена информацией как между документами одного приложения, так и между документами разных приложений.
Работа с буфером обмена
Работа с буфером обмена состоит из последовательности трех действий над каким-либо объектом (текст, картинка, файл и т. д.). Для простоты рассмотрим работу с буфером обмена на примере текстового фрагмента.
- Копировать (Сору). Копируется выделенный текст в буфер обмена, при этом его экземпляр остается в основном документе. В итоге образуется два экземпляра одного и того же текстового фрагмента: один — в документе, другой — в памяти.
- Вырезать (Cut). Аналогично предыдущему действию, только на этот раз происходит перемещение информации в буфер обмена и удаление ее из основного документа. Остается единственный экземпляр текста.
- Вставить (Paste). Из буфера обмена в документ вставляется скопированная или вырезанная информация. При этом содержимое буфера обмена не уничтожается. Оно уничтожается только после очередной процедуры копирования или вырезания и при этом «вытесняет» объект, ранее помещенный в буфер обмена.
Итак, вернемся к переносу информации из заметки Outlook в документ Microsoft Word.
Пример 5.4. Работа с буфером обмена
(Откройте заметку}
Выделить все
Копировать (рис. 5.6}
{Откройте документ Word} > Правка > Вставить
Рис. 5.6. Работа с буфером обмена
Совет
Для быстроты процедур копирования и вставки можно воспользоваться стандартными «горячими» клавишами для работы с буфером обмена: копирование — <Ctrl>+<C>, вырезание — <Ctrl>+<X> и вставка — <Ctrl>+<V>.
Буфер обмена Office
В предыдущем разделе была описана работа с буфером обмена Windows. Это простое, удобное и общее средство для всех Windows-приложений. Единственный недостаток вышерассмотренного буфера обмена — невозможность одновременного хранения двух объектов. Действительно, ведь когда вы копируете или вырезаете новый элемент, уничтожается объект, находящийся в данный момент в буфере.
Начиная с версии 2000, в Microsoft Office появился усовершенствованный и универсальный для всех приложений пакета буфер обмена Office, работу с которым мы сейчас и рассмотрим.
Основным преимуществом буфера обмена Office является возможность хранения одновременно до 24 объектов. Более того, простой и информативный интерфейс буфера обмена Office делает процедуры копирования и вставки более быстрыми и эффективными при работе с большим количеством объектов, требующих обмена.
Пример 5.5. Работа с буфером обмена Office
> Правка > Буфер обмена Office… (рис. 5.7)
>Правка > Копировать
Рис. 5.7. Буфер обмена Office
Как видно из рис. 5.7, каждый копируемый элемент не замещает предыдущий, а добавляется в список объектов на панели буфера обмена. Теперь, переходя в другой документ (например, Word), пользователь, открывая точно так же панель буфера обмена Office, может вставить любой из имеющихся объектов.
Пример 5.6..Вставка из буфера обмена Office
{Объект на панели буфера обмена} Вставить
Помимо вставки, пользователь может очистить память буфера, занимаемую уже ненужным объектом, выбрав команду Удалить (Delete).
Совет
Если необходимо вставить все имеющиеся объекты, нажмите кнопку Вставить все (Paste All). Аналогично можно освободить всю память буфера обмена Office — Очистить все (Clear All).
Вставка элемента
В предыдущем разделе мы рассмотрели и продемонстрировали один из распространенных методов переноса информации из одного документа в другой, однако Outlook обладает еще одним способом рационального переноса информации.
Это вставка одного элемента Outlook в любой другой элемент Outlook. В разделе 3.7 «Преобразование элементов» ‘уже рассматривались примеры преобразования встречи в задачу и обратно. Аналогично дело обстоит и с заметками, но в отличие от рассматриваемого выше примера мы здесь покажем вложение элемента, а не его преобразование.
Допустим, что писатель внес в заметку некоторую информацию о контакте. Создавая впоследствии сам контакт Outlook, не очень хотелось бы перепечатывать уже внесенные данные. Первый путь (буфер обмена) хоть и универсален, но в силу возможностей Outlook является нерациональным. Приведем пример другого способа переноса информации.
Итак, писатель создает заметки с информацией о контакте «М. О. Попов». Он создал несколько заметок, и еще неизвестно, сколько их будет в дальнейшем (рис. 5.8).
Рис. 5.8. Заполненные заметки
Хранить информацию отдельно от контакта нерационально, но и заполнять поле Описание формы Контакт (Contact) подряд идущей информацией тоже не имеет смысла. 2 Элегантным и разумным решением является просто вставка в это поле ссылок на уже созданные заметки. Таким образом, информация становится связной и более наглядной (рис. 5.10).
Пример 5.7. Вставка элемента
{Создайте контакт Максима Олеговича Попова (см. рис. 5.10)}
Вставка > Документ…
Папки Заметки
Элементы Научная деятельность М. О. Попова
Элементы <Ctrl> + Результаты конгресса (рис. 5.9)
Вставить как: ярлык
ОК
Рис. 5.9. Диалоговое окно Вставка элемента
Замечание
Поскольку информация, собранная для контакта, находится на одном компьютере, то вставка элемента как вложение не имеет смысла, т. к. это просто уменьшит свободную память компьютера ровно на объем заметки, а эффективности не прибавит. Вставка как текст приведет к преобразованию заметки, что нас не устраивает. Поэтому оптимальным вариантом в этом случае является вставка элемента как ярлык.
Это произойдет в случае преобразования заметки в контакт.
Рис. 5.10. Форма Контакт со вставленными элементами
После вставки заметок просмотр их информации прост и удобен: двойной щелчок по любому ярлыку вызовет соответствующую форму заметки для просмотра и редактирования (см. рис. 5.10).
Резюме
В этой главе мы рассмотрели работу с заметками — удобным средством ведения попутной информации, не требующей незамедлительного протоколирования и особого рассмотрения.
- Создание заметки. Ввод информации, изменение текста, представление заметок.
- Буфер обмена. Один из основных инструментов переноса информации, копирование, вырезание и вставка объектов.
- Вставка элементов. Общее средство Outlook, позволяющее соединять информацию, элементы разных типов разными способами: от вставки до связывания посредством ярлыков.
