В терминологии Outlook задачей (Task) называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача бывает разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей может являться отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
В предшествующей главе писатель назначил встречу редактору издательства, на которой планировалось подписание авторского договора на книгу «Outlook в подлиннике». Допустим, что встреча прошла успешно и договор был подписан. После данного этапа ничего не остается, как сесть и начать работу над книгой, но стоп…
Работа над книгой — очень сложный процесс, и нет большой вероятности, что писатель сможет запомнить все его нюансы и тонкости. Вести беспорядочные записи о ходе работы в хаотически попадающих на глаза бумажках — далеко не лучший вариант, тем более когда задача настолько серьезна. А поскольку писатель пишет книгу про Outlook, ему ли не знать о возможностях последнего в сфере планирования, ведения учета и автоматического контроля над задачами. Но работа писателя в данном случае и заключается в донесении этих знаний до вас, уважаемые читатели.
Таким образом, на примере задачи «Работа над книгой» будут рассмотрены следующие возможности Outlook: создание единичных и повторяющихся задач, ведение задач, представление задач, назначение задач, а также многое и многое другое.
Новая задача
В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной задачи на примере работы над написанием книги.
Создание единичной задачи
Создание единичной задачи аналогично созданию встречи. Простейшим способом, на наш взгляд, является двойной щелчок левой кнопкой мыши в строке с надписью Щелчок добавит элемент Задача (Click here to add a new Task). Появится форма Задача (Task), показанная на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Форма Задача
Ввод темы, даты начала и срока выполнения задачи
После открытия формы Задача по умолчанию открывается вкладка Задача (Task) и курсор находится в поле Тема (Subject). Введите тему задачи — написание книги «Outlook в подлиннике».
Следующие два поля Срок (Due date) и Дата начала (Start date). По умолчанию Outlook не устанавливает ни срок окончания, ни дату начала задачи. Такая задача называется бессрочной. Но в нашем случае писатель обязался предоставить материал книги в издательство через четыре месяца. Таким образом, дата начала задачи — 01.05.2001, а срок окончания задачи — 01.09.2001. Эти данные можно вводить в любом формате и любыми способами, описанными выше (либо выбирая из раскрывающегося списка календаря, либо вводя их вручную).
Пример 3.1. Ввод начала и срока выполнения задачи
Дата начала := 01.05.2001
Срок := четыре месяца
Outlook не позволяет вводить дату начала выполнения задачи без определения срока ее выполнения, т. е. со значением Нет (None). При попытке ввести дату начала при данном значении срока Outlook автоматически установит срок, равный дате начала работы. Но Outlook позволяет и обратное, т. е. можно установить срок выполнения задачи без определения даты начала. Это удобно в случае задачи, срок выполнения которой лимитирован, например 31 декабря. Таким образом, подчеркивается, что работа над задачей может начаться в любое время, но она должна быть обязательно выполнена до Нового года.
Определения состояния, готовности и важности задачи
Любая задача характеризуется специальными параметрами: состоянием (Status) и готовностью (Complete). Как видно из названия, эти два параметра определяют состояние задачи на данный момент, но в первом случае качественно, а во втором — в процентном соотношении.
По умолчанию Outlook определяет для новой задачи в поле Состояние (Status) значение Не началась (Not Started). Помимо этого состояния существуют еще четыре: Выполняется (In Progress), Завершена (Completed), В ожидании (Waiting for something else), Отложена (Deferred), смысл которых ясен из названия (рис. 3.2).
По умолчанию поле Готово (Complete) равно 0%. Естественно, что значения полей Состояние и Готово тесно связаны. Ниже приведена таблица соотношения значений этих полей (табл. 3.1).
| Значение состояния | Значение готовности |
| Не началась | 0% |
| Выполняется | 0-99% |
| Завершена | 100% |
| В ожидании | 0-99% |
| Отложена | 0-99% |
Таблица 3.1. Соотношение значений полей Состояние и Готово
В процессе выполнения задачи необходимо изменять значения этих полей — таким образом можно отслеживать работу над задачей.
Наконец, последнее поле, входящее в эту группу, — Важность (Importance). Данное поле имеет три значения: Высокая (High), Обычная (Normal) и Низкая (Low). По умолчанию всем новым задачам Outlook присваивает обычную важность.
Пример 3.2. Определение состояния, готовности и важности задачи
Состояние Выполняется
Готово := 5%
Поскольку писатель заключает договор на основе готового плана-проспекта книги, а зачастую и на основе написанного введения, можно считать, что 5% работы уже выполнено. Важность Высокая
Рис. 3.2. Форма Задача с заполненными полями состояния
3.1.4. Оповещение, описание задачи и ее исполнитель
Установка оповещения для задачи похожа на установку оповещения для встречи, только, в отличие от последней, напоминание о задаче устанавли вается на определенную дату и время. По умолчанию Outlook устанавливает оповещение на 9:30 утра в день завершения задачи. Однако пользователь может поменять дату и время.
Замечание
Так же, как и в случае со встречей, пользователь может изменить формат звукового оповещения, нажав на кнопку с иконкой громкоговорителя и указав требуемый файл для проигрывания.
Для изменения времени оповещения, устанавливаемого по умолчанию, выберите команду меню > сервис > параметры и в диалоговом окне Параметры (Options), на вкладке Настройка (Preferences), измените значение поля Оповещение (Reminder time) для задачи.
Поле Описание задачи служит для ввода любой дополнительной информации. Это поле может содержать текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и другие внедренные объекты, я пропущу описание этого поля до раздела 3.2 «Вставка объектов».
В нашем случае все законченные и отредактированные файлы будут присоединяться к задаче. Более того, поскольку условно выполнение задачи разбито на три этапа, давайте оповещать о ходе работы над задачей каждый месяц.
Пример 3.3. Установка оповещения и описание задачи
Оповещение, Дата := 01.06.2001, Время := 10:30
Описание := Книга содержит 22 главы плюс Введение. <Enter>
Вставка > Файл. . .
Папка <Папка с файлами>
Вставка
При создании задачи предполагается, что она будет выполняться пользователем, поэтому он автоматически назначается ответственным за задачу или, в терминологии Outlook, становится ее владельцем (Owner). Значение для этого поля берется из поля Имя пользователя (User Name), которое вы заполняли при установке и настройке Outlook (см. разды 1.1 «Установка и запуск Outlook»). При работе над задачей автономно значение этого поля теряет смысл, но при перепоручении выполнения задачи использование этого параметра становится весьма актуальным (см. раздел 10.2 «Назначение задач»).
Категории, контакты и частность
Назначение контактов, категорий и параметра частности было подробно описано в предыдущей главе. Здесь же ограничимся лишь примером, напоминающим работу с этими полями.
Пример 3.4. Назначение контактов и категорий
Контакты. . .
Элементы: <Контакт>
ок
Категории. . .
BHV
Дела
ОК
После заполнения всех полей формы Задача (Task) щелкните кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Форма Задача (Task) с заполненными полями отображена на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Вкладка Задача формы Задача с заполненными полями
Дополнительная информация о задаче
После начала работы над задачей следует обновлять информацию о состоянии, изменяя значение Не началась (Not Started) на Выполняется (In Prog ress), и о готовности, увеличивая значение с 0 до 100%. Помимо этих значений можно изменять любые другие параметры задачи, продлевать срок задачи или переносить дату начала, понижать или повышать важность и т. д.
Более того, если необходимо ввести более подробную информацию, воспользуйтесь вкладкой Подробно (Details), внешний вид которой показан на рис. 3.4.
Рис. 3.4. Вкладка Подробно формы Задача
На этой вкладке можно вносить информацию о расходах, затраченном времени, дополнительных контактах и т. д. Эта информация может быть очень полезна при дальнейшем анализе задачи, а также при планировании аналогичных задач. Например, не всегда упомнишь, какие расходы были сделаны два года тому назад, но, имея информацию поля Расходы (Billing Information), можно мгновенно составить смету расходов для вновь планируемой задачи.
Вставка объектов
В предыдущих разделах мы рассматривали заполнение полей Описание встречи и Описание задачи, говоря только о вставке файла и введении текстовой информации. Но на этом возможности Outlook не исчерпываются.
Вставка объектов — мощное средство, увеличивающее читаемость и объем дополнительной информации, хранимой вместе с элементами Outlook.
В данном разделе рассмотрим вставку звукового объекта и анимированной картинки, причем первая будет создаваться, а вторая — вставляться из файла.
Создание нового объекта
Итак, давайте рассмотрим вставку звукового файла в поле Описание задачи. Данная возможность очень полезна, поскольку пользователь может ввести комментарии, не вводя долго и утомительно текстовую информацию, а просто наговорив ее. После чего информацию в случае необходимости можно будет прослушать. Естественно, что для реализации этой возможности компьютер должен быть оснащен звуковой платой и микрофоном.
Замечание
Я не рекомендую отказываться от введения текстовых комментариев, а наоборот, советую кооперировать все имеющиеся возможности, предоставляемые Outlook.
Пример 3.5. Создание нового объекта
Описание встреч
> Вставка > Объект… (рис. 3.5}
Создать новый
Звукозапись
В виде значка
ОК
{появиться диалоговое окно Запись звука}
Записать (рис. 3.6)
{Начнется запись, и вы можете говорить в микрофон)
Стоп
> Файл > Выход и Вернуться к работе над задачей
После выполненной программы в поле Описание встреч появится значок громкоговорителя, двойной щелчок по которому запустит универсальный проигрыватель и воспроизведет записанную речь.
Рис. 3.5. Диалоговое окно Вставка объекта
Рис. 3.6. Диалоговое окно Звуковой объект в Написание книг
Создание объекта из файла
Следующий пример, демонстрирующий работу Outlook со вставкой объектов других приложений, основан на вставке объекта, но не создаваемого с нуля, хотя это и возможно, а вставляемого из файла.
Пример 3.6. Создание объекта из файла
Описание встреч
> Вставка > Объект… (рис. 3.7)
Создать из файла…
Обзор…
Имя файла := < Имя файла>
Открыть
Связь
ОК
Рис. 3.7. Диалоговое окно Вставка объекта
Рис. 3.8. Форма Задача со вставленными объектами
Вставленный рисунок отобразится в поле Описание задачи. Окончательный результат заполненной формы задачи изображен на рис. 3.8.
Совет
Еще раз напомним, что вставка объектов — это общее средство Outlook и его можно использовать практически везде. Например, для элемента Контакт можно хранить в поле Описание контакта фотографию пользователя.
Безусловно, мы рассмотрели не весь спектр вставляемых объектов. Помимо рассмотренных здесь можно вставлять диаграммы, видеоролики, слайды и многие другие объекты, доступные из диалогового окна Вставить объект (Insert Object).
Повторяющаяся задача
В предыдущей главе мы рассматривали создание повторяющихся встреч на основе некоего шаблона повторения. Задачи также могут быть повторяющимися, и их создание аналогично созданию встреч, но, в отличие от событий и встреч, для задач могут быть установлены два принципиально разных режима повторения. В первом режиме повторение происходит в заранее зафиксированные дни, а во втором — привязывается к дате завершения предыдущей задачи. Например, сдача материала в издательство, намеченная на 25-е число каждого из четырех месяцев (05, 06, 07, 08), — это первый режим, а посещение парикмахерской через месяц после предыдущей стрижки — второй.
Рис. 3.9. Диалоговое окно Повторение задачи
Пример 3.7. Создание повторяющейся встречи
Создать
Тема:= Сдача готового материала в издательство
Повторение… (рис. 3.9)
Повторять ежемесячно
Повторять 25-го числа каждого 1 месяца
начало:= 25.05.2001
дата окончания := 25.08.2001
ОК
Сохранить и закрыть
Замечание
В представлениях папки Задачи (Tasks) отображается только ближайшая по дате завершения копия повторяющейся задачи. Если такая задача просрочена, то отображаться будет лишь просроченная задача. Только при отметке этой задачи как выполненной появится следующая.
Табличные представления задач
Существует десять стандартных представлений задач. В табл. 3.2 приведен полный список этих представлений с их описанием.
| Представление | Отображаемые элементы и поля |
| Простой список (Simple List) | Содержит все задачи с краткой информацией о каждой (значок, завершена, тема, срок) |
| Подробный список (Detail List) | Содержит все задачи, но, помимо простой информации дополнительно отображает следующие поля: важность, вложение, состояние, готовность, категории (рис. 3.5) |
| Активные задачи (Active Task) | Содержит только незавершенные задачи, включая просроченные |
| Следующие семь дней (Next Seven Day) | Содержит задачи со сроком выполнения в ближайшую неделю |
| Просроченные задачи (Overdue Task) | Содержит незавершенные задачи с истекшим сроком завершения |
| По категориям (By Categories) | Отображает все задачи, сгруппированные по категориям и отсортированные по датам завершения в каждой категории |
| Назначение (Assignment) | Содержит задачи, назначенные другим пользователям, отсортированные по именам пользователей |
| По ответственным (By Personal Responsible) | Содержит задачи, сгруппированные по именам пользователей, ответственным за них, и отсортированные по датам завершения для каждого ответственного |
| Завершенные задачи (Complete Tasks) | Содержит завершенные задачи |
| Временная шкала для задач (Task Timeline) | Отображает задачи в хронологическом порядке в графическом представлении |
Таблица 3.2. Стандартные представления задач
За исключением представления Временная шкала для задач (Task Timeline) все представления отображают информацию о задачах в виде таблиц. Работа с этими представлениями аналогична работе с представлениями Календаря (см. раздел 2.2.7 «Представления Календаря»). Но, безусловно, есть свои отличительные особенности. Так, например, каждая задача в зависимости от состояния отображается определенным цветом. По умолчанию текущие задачи — черные, просроченные — красные, а завершенные — серые с перечеркивающей полосой. Для изменения цвета просроченных и завершенных задач выберите команду > сервис > параметры О настройки и щелкните кнопку Параметры задачи (Task Options). В появившемся диалоговом окне выберите требуемый цвет (рис. 3.10). Назначение флажков, связанных с работой над порученными заданиями, будет ясно после прочтения раздела 10.2 «Назначение задач «.
Рис. 3.10. Диалоговое окно Параметры задач
Еще раз отметим, что Outlook позволяет изменять стандартные представления и создавать собственные.
Рис. 3.11. Представление Подробный список задач
Представление Временная шкала для задач
Кроме табличных представлений, описанных в этой и предыдущей главе, Outlook имеет представление Временная шкала для задач (Task Timeline). Выберите это представление из списка Текущее представление (Current View).
В данном представлении задачи отображаются в виде серой полосы, проведенной вдоль всего временного отрезка, отведенного на ее решение. Задачи без даты завершения не отображаются в этом представлении. Задачи без даты начала отображаются в виде одиночного значка задачи на уровне даты завершения. При подведении указателя мыши к полосе задачи появляется всплывающая подсказка с ее названием. Двойной щелчок по этой полосе вызывает появление формы Задача (Task).
Временная шкала имеет четыре режима отображения: Сегодня (Today), День (Day), Неделя (Week) и Месяц (Month). Изменение режима происходит при щелчке по соответствующей кнопке на панели инструментов Стандартная
(Standard). Перемещение по временной шкале осуществляется посредством полосы прокрутки в нижней части окна или с помощью диалогового окна Переход к дате (Go to Date) (см. раздел 2.1.2 «Переход к дате»).
Рис. 3.12. Представление Временная шкала для задач
В этом представлении можно группировать элементы, добавлять некоторь: поля, производить отбор отображаемых задач, а также изменять некоторь: дополнительные настройки.
На наш взгляд, не очень удобно подводить указатель к полосе задачи дл отображения ее названия, будет нагляднее, если оно будет отображатьс вместе с полосой задачи. Здесь же можно изменить и шрифт для названи задач на более жирный.
Пример 3.8. Изменение стандартных настроек представления
{Временная шкала} Другие настройки…
Шрифт элемента
Шрифт Times New Roman
Начертание Полужирный
Размер 10
ОК
показывать надпись в представлении по месяцам (рис. 3.13)
ок
Рис. 3.13. Диалоговое окно Формат представления временной шкалы
Отображение задач в календаре
В предыдущей главе было показано, что в представлениях День/Неделя/ Месяц (Day/Week/Month) в папке Календарь (Calendar) производится отображение Панели задач (TaskPad). Существует несколько представлений этой панели. По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня (Today’s Task), для изменения представления выберите команду > вид > Представление панели задач… (рис. 3.14). Здесь же можно установить или снять флажок Включить задачи без даты завершения (Include Task With No Due Date).
По умолчанию все представления имеют три столбца: пиктограмма, состояние и тема, но пользователь может изменить представление Панели задач в Календаре. Для этого подведите указатель к заголовку панели, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Изменить текущее представление (Customize current view).
Замечание
Если пиктограмма отображена с вращающимися стрелками, то задача является повторяющейся. Если флажок состояния отображен с галкой, то задача яв ляется завершенной. Более того, пользователь может щелчком мыши по этому флажку переводить задачу из состояния Выполняется (In Progress) в состояние Завершена (Complete) и наоборот.
Рис. 3.14. Панель задач в представлении Календаря
Преобразование элементов
Преобразование элементов — это общее средство Outlook, позволяющее изменять их первоначальные типы. Хотя здесь будет продемонстрировано преобразование элемента Встреча (Appointment) в элемент Задача (Task), все нижеописанные процедуры можно по аналогии применять и к любому другому элементу Outlook.
Итак, допустим, что вы назначили встречу на определенный период времени, например встречу с редактором для подписания договора. Но после дополнительных раздумий или в силу каких-либо обстоятельств вы решили классифицировать эту встречу как задачу. В нашем случае встреча перейдет в задачу подписания договора, причем ее завершение зависит от написания плана-проспекта книги.
Конечно, можно удалить встречу, после чего создать задачу и вносить почти ту же информацию, но Outlook позволяет пользователю не тратить время на глупое перепечатывание информации из одной формы в другую. Элегантным решением поставленной задачи, как вы уже догадались, является преобразование элементов.
Рис. 3.15. Контекстное меню при преобразовании встречи в задачу
Чтобы преобразовать встречу в задачу, перетащите ее на ярлык Задачи панели Outlook, удерживая правую (!) кнопку мыши. Появится контекстное меню, показанное на рис. 3.15.
В табл. 3.3 приведены назначения команд этого меню.
| Команда | Действие |
| Копировать как Задача с текстом (Copy Here As Task With Text) | Копируется текст встречи (без вложений) в задачу. Причем тема новой задачи совпадает с темой встречи, срок задачи совпадает с датой встречи, а также совпадают назначенные для встречи категории (рис. 3.16) |
| Копировать как Задача с ярлыком (Copy Here As Task With Shortcut) | Создается задача с теми же параметрами, что указаны выше, только вместо текста осуществляется вложение ярлыка для данной встречи |
| Копировать как Задача с вложением (Copy Here As Task With Attachment) | Создается задача с теми же параметрами, что указа- ны выше, только вместо текста осуществляется вложение файла для данной встречи |
| Переместить как Задача с вложением (Move Here As Task With Attachment) | Данное действие аналогично команде Копировать как Задача с вложением, только в этом случае встреча удаляется из Списка встреч |
| Отменить (Cancel) | Удаляет с экрана меню без каких-либо действий |
Таблица 3.3. Команды преобразования элементов
Рис. 3.16. Результат выполнения команды Копировать как Задача с текстом
Замечание
Для читателей, знакомых с терминами внедрения и связывания объектов, понятнее называть копирование с ярлыком (link), как связывание, а копирование с вложением (attachment), как внедрение. Для незнакомых с этими понятиями читателей поясню, что при связывании вставляется лишь ссылка на объект, при этом объект можно модифицировать, не изменяя ссылку. При внедрении же вставляется сам объект, этим достигается автономность общего элемента, но в то же время увеличивается занимаемая им память.
При преобразовании встречи в задачу с текстом можно избежать работы с контекстным меню. Выделите задачу и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите встречу либо на ярлык Задачи, либо на Панель задач в представлении Календаря.
После преобразования можно изменить не удовлетворяющие вас значения полей и нажать кнопку Сохранить и закрыть — встреча окончательно будет преобразована в задачу.
И еще одно небольшое замечание — при преобразовании элементов Outlook шаблон повторения не переносится с новым элементом, поэтому его необходимо задавать дополнительно.
Резюме
В этой главе мы познакомились с организацией и планированием задач средствами Outlook. В ней были рассмотрены:
- Создание задачи. Задание параметров начала и продолжительности задания. Отслеживание хода работы над ней.
- Вставка объектов. Общее средство Outlook, позволяющее вставлять объекты сторонних приложений, редактируемых в Outlook.
- Повторяющаяся задача. Преобразование из единичной задачи в повторяющуюся.
- Представление Временная шкала. Данное представление отображает задачи в виде полосы времени, что помогает пользователю оценить временной интервал, занятый той или иной задачей, а также их возможное пересечение или слияние.
- Преобразование элементов. Общее средство Outlook, позволяющее конвертировать элемент одного типа в другой без потери времени на копирование и вставку или какой-либо другой перенос информации.
