Вы можете отсортировать данные в сводной таблице, чтобы вам было легко находить элементы, которые вы хотите проанализировать. Вы можете сортировать данные от наименьших к наибольшим значениям или от наибольших к наименьшим значениям или в любом другом пользовательском порядке, который вы выберете.
Рассмотрим следующую сводную таблицу, в которой у вас есть сводные данные о продажах по регионам, по продавцам и по месяцам.
Сортировка по полям
Вы можете отсортировать данные в приведенной выше сводной таблице по полям, расположенным в строках или столбцах – регион, продавец и месяц.
Чтобы отсортировать сводную таблицу с помощью продавца на местах, выполните следующие действия −
- Щелкните стрелку
в метках строк. - Выберите продавца в поле Выбрать поле из выпадающего списка.
Отображаются следующие параметры сортировки −
- Сортировка от А до Я.
- Сортировка от Z до A.
- Дополнительные параметры сортировки.
Кроме того, поле Продавец по умолчанию сортируется в порядке возрастания. Нажмите Отсортировать Z по A. Поле Продавец будет отсортировано в порядке убывания.
Таким же образом вы можете отсортировать поле в столбце – Месяц, нажав на стрелку в метках столбцов.
Сортировка по промежуточным итогам
Предположим, вы хотите отсортировать сводную таблицу на основе общей суммы заказа – от наибольшей к наименьшей в каждом регионе. То есть вы хотите отсортировать сводную таблицу по промежуточным итогам.
Вы можете видеть, что для промежуточных итогов нет стрелки . Вы все еще можете отсортировать сводную таблицу по промежуточным итогам следующим образом −
- Щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог любого из продавцов в столбце Общий итог.
- Выберите Сортировать из выпадающего списка.
- Появится другой выпадающий список с параметрами сортировки – Сортировка от наименьшего к наибольшему, Сортировка от наибольшего к наименьшему и другие параметры сортировки. Выберите Сортировать от наибольшего к наименьшему.
Промежуточные итоги в столбце Общий итог отсортированы от наибольших к наименьшим значениям в каждом регионе.
Аналогично, если вы хотите отсортировать сводную таблицу по промежуточным итогам по регионам, выполните следующие действия −
- Щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог по любому из регионов в столбце Общий итог.
- Нажмите Сортировать в выпадающем списке.
- Нажмите Сортировать от наибольшего к наименьшему во втором выпадающем списке. Сводная таблица будет отсортирована по промежуточным итогам по регионам.
Как вы можете заметить, на юге самый высокий объем заказов, а на Севере самый низкий.
Вы также можете отсортировать сводную таблицу на основе общей суммы за месяц следующим образом −
- Щелкните правой кнопкой мыши на любом из промежуточных итогов в строке Общего итога.
- Выберите Сортировать из выпадающего списка.
- Выберите Сортировать от наибольшего к наименьшему из второго выпадающего списка.
Сводная таблица будет отсортирована по общему объему за месяц.
Вы можете заметить, что наибольшее количество заказов приходится на февраль, а наименьшее — на март.
Дополнительные параметры сортировки
Предположим, вы хотите отсортировать сводную таблицу по общей сумме по регионам в январе месяце.
- Нажмите на стрелку в метках строк.
- Выберите дополнительные параметры сортировки из выпадающего списка. Появится диалоговое окно Сортировка (регион).
Как вы можете заметить, в разделе Сводка текущий порядок сортировки указан как область сортировки в порядке возрастания. В разделе Параметры сортировки выбирается возрастание (от А до Я) по. В поле под ними отображается регион.
- Щелкните поле, содержащее регион.
- Щелкните Сумму заказа.
Нажмите кнопку «Дополнительные параметры». Появится диалоговое окно «Дополнительные параметры сортировки (регион)».
Как вы можете заметить, в разделе Сортировать по выбран Общий итог. В разделе Сводка текущий порядок сортировки задается как Область сортировки по сумме суммы заказа в порядке возрастания.
- Щелкните по значениям в выбранном столбце: в разделе Сортировать по.
- В поле под этим введите B5.
Как вы можете заметить, в разделе Сводка текущий порядок сортировки указан следующим образом −
- Отсортируйте регион по сумме суммы заказа в порядке возрастания, используя значения в этом столбце: Январь. Нажмите OK.
- Откроется диалоговое окно Сортировка (регион). Выберите по убыванию (от Z до A) по: в разделе Параметры сортировки.
В разделе «Сводка» текущий порядок сортировки указан следующим образом −
Отсортируйте регион по сумме суммы заказа в порядке убывания, используя значения в этом столбце: Январь. Нажмите OK. Сводная таблица будет отсортирована по региону, используя значения за январь.
Как вы можете заметить, в январе месяце на West приходится наибольшее количество заказов, а на North — наименьшее.
Сортировка данных вручную
В сводной таблице данные сортируются автоматически с помощью выбранного вами параметра сортировки. Это называется автоматической сортировкой.
Наведите курсор на стрелку в метках строк или столбцов.
Появится функция автоматической сортировки, показывающая текущий порядок сортировки для каждого из полей в сводной таблице. Теперь предположим, что вы хотите отсортировать области полей в следующем порядке – Восток, Запад, Север и Юг. Вы можете сделать это вручную, следующим образом −
- Щелкните стрелку в метках строк.
- Выберите регион в поле Выбора поля из выпадающего списка.
- Выберите Дополнительные параметры сортировки. Появится диалоговое окно Сортировка (регион).
- Выберите Руководство (вы можете перетаскивать элементы, чтобы изменить их порядок).
- Нажмите OK.
В разделе Сводка текущий порядок сортировки задается в виде перетаскивания элементов поля Регион для отображения их в любом порядке.
Нажмите на восток и перетащите его наверх. При перетаскивании на восток поперек всей строки перемещений появляется горизонтальная зеленая полоса.
Повторите перетаскивание с другими элементами поля Region, пока не получите требуемое расположение.
Вы можете наблюдать следующее −
- Элементы вложенного поля – Продавец также перемещаются вместе с соответствующим элементом поля Регион. Кроме того, значения в других столбцах также перемещаются соответствующим образом.
- Если вы наведете курсор на стрелку в метках строк или столбцов, появится автосортировка, показывающая текущий порядок сортировки только для полей Продавец и месяц. Поскольку вы отсортировали поле региона вручную, оно не будет отображаться в автоматической сортировке.
Примечание − Вы не можете использовать это ручное перетаскивание элементов поля, которое находится в области ЗНАЧЕНИЙ ∑ списка полей сводной таблицы. Таким образом, вы не можете перетащить сумму значений суммы заказа в эту сводную таблицу.
Настройка параметров сортировки
В предыдущем разделе вы узнали, как установить параметр сортировки для поля в положение вручную. У вас есть еще несколько параметров сортировки, которые вы можете установить следующим образом −
- Щелкните стрелку в метках строк.
- Выберите регион в поле Выбора поля.
- Щелкните Дополнительные параметры сортировки. Появится диалоговое окно Сортировка (регион).
- Нажмите кнопку Дополнительные параметры.
Появится диалоговое окно дополнительные параметры сортировки (регион). В этом диалоговом окне можно задать дополнительные параметры сортировки.
В разделе Автосортировка вы можете установить или снять флажок — Сортировать автоматически при каждом обновлении отчета, чтобы разрешить или остановить автоматическую сортировку при обновлении данных сводной таблицы.
- Снимите флажок – Сортировать автоматически при каждом обновлении отчета.
Теперь становится доступной опция сортировки по первому ключу. Вы можете использовать эту опцию для выбора пользовательского порядка, который хотите использовать.
- Установите флажок в разделе порядок сортировки по первому ключу.
Как вы можете заметить, пользовательские списки с указанием дня недели и месяца года представлены в выпадающем списке. Вы можете использовать любую из них или свой собственный пользовательский список, такой как High, Medium, Low или список размеров S, M, L, XL, которые расположены не в алфавитном порядке.
Вы можете создавать собственные списки на вкладке ФАЙЛ на ленте. ФАЙЛ → Параметры. В диалоговом окне Параметры Excel нажмите дополнительно и перейдите к общим. Вы найдете кнопку Редактировать пользовательские списки рядом с разделом Создавать списки для использования в последовательностях сортировки и заполнения.
Обратите внимание, что пользовательский порядок сортировки списка не сохраняется при обновлении данных в сводной таблице.
В разделе Сортировать по вы можете щелкнуть Общий итог или Значения в выбранных столбцах, чтобы выполнить сортировку по этим значениям. Эта опция недоступна, если вы установили сортировку вручную.
Моменты, которые следует учитывать при сортировке сводных таблиц
При сортировке данных в сводной таблице помните следующее −
- Данные, содержащие начальные пробелы, повлияют на результаты сортировки. Перед сортировкой данных удалите все начальные пробелы.
- Вы не можете сортировать текстовые записи с учетом регистра.
- Вы не можете сортировать данные по определенному формату, такому как ячейка или цвет шрифта.
- Вы не можете сортировать данные по показателям условного форматирования, таким как наборы значков.
