Уважаемые читатели, давайте оглянемся назад. Мы рассмотрели почти все основные средства работы с Outlook, и, безусловно, его почти неограниченные возможности потрясают! Однако использование его потенциала не только поражает, но и порождает бесчисленное множество информации. Сколько сообщений, встреч, задач, заметок и т. п. будет создано, получено, перенаправлено?
Причем далеко не всегда эта груда информации структурирована или упорядочена, что заставляет пользователя тратить неоправданно много времени на поиск необходимых данных стандартными средствами. При таком подходе к задаче поиска информации естественно предположить, что необходимо специальное средство поиска.
Поэтому представляем вам универсальную поисковую систему Outlook. С ее помощью можно организовать сколь угодно точный поиск не только элементов Outlook, но и файлов в стандартных папках компьютера. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска как довольно приблизительные, так и достаточно точные, поскольку элементы Outlook имеют целый ряд свойств, позволяющих расширять или сужать поиск.
В этой главе будут рассмотрены процедуры поиска элементов Outlook и файлов компьютера, а также рассмотрены дополнительные возможности в настройках поисковой системы.
Процедуры поиска разных элементов Outlook во многом схожи, поэтому, не умаляя общности, рассмотрим поиск сообщений. Надеемся, что по аналогии с ниже рассмотренными процедурами вы сможете организовать поиск для любого другого элемента Outlook (встречи, задачи и т. д.).
Простой поиск
Самый простой способ найти требуемый элемент — это в папке, его хранящей, выбрать команду > сервис > поиск или щелкнуть соответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная. Вверху панели просмотра отобразится встроенное диалоговое окно поиска (рис. 16.1).
Рис. 16.1. Окно Outlook с простым поиском
Данное диалоговое окно содержит поле Просмотреть (Look For), в которое вводится текст, являющийся шаблоном поиска, а также раскрывающийся список Искать в (Search In), в котором можно выбрать, в каких папках искать элементы. По умолчанию поиск производится по элементам папки, в которой происходит поиск, но пользователь может выбрать один из трех дополнительных вариантов: Все почтовые папки (All Mail Folders), Полученная почта (Mail I Received), Отправленная почта (Mail I Sent). Параметр Выбрать папки (Choose Folders) будет детально рассмотрен в следующем разделе. И наконец, последним из элементов данного диалога является раскрывающийся список Параметры, в котором пользователь может установить дополнительный параметр поиска Просматривать весь текст в каждом сообщении (Search All Text in Each Message). Если данный флажок установлен, то поиск будет производиться по всем элементам, содержащим в любом из своих полей указанный текст, если же он не установлен, то поиск будет производиться только по полю Тема (Subject).
В приведенном ниже листинге задан поиск всех пришедших сообщений, содержащих в поле Тема текст «Outlook».
Пример 16.1. Простой поиск элементов
Просмотреть : = Outlook
Искать в Полученная почта
Параметры (снять) Просматривать весь текст в каждом сообщении
Найти
Замечание
После проделанного поиска в поле Просмотреть можно будет выбрать его недавние условия из раскрывающегося списка.
По окончании поиска панель просмотра информации отобразит все элементы, удовлетворяющие его условию. После этого вы можете продолжать запланированную работу с найденными элементами.
Простой поиск легок и быстр, но его функциональность проигрывает в случае более изощренных условий поиска, скажем по дате или по адресу отправителя. В следующем разделе мы рассмотрим основной инструмент Outlook для расширенного поиска элементов.
Расширенный поиск
Диалоговое окно Расширенный поиск (Advanced Find) позволяет пользователю организовать сколь угодно точный поиск элементов Outlook. Поиск иголки в стоге информации Outlook является для Расширенного поиска легкой и приятной работой.
Пример 16.2. Открытие расширенного поиска :
>Сервис > Расширенный поиск файлов…. (рис. 16.2}
Совет
Расширенный поиск можно открыть и при незапущенном приложении Outlook, для чего выберите на рабочем столе Windows Пуск > Найти > Работа с Microsoft Outlook.
Приведем некоторые основные принципы работы с диалоговым окном Расширенный поиск. Во-первых, оно имеет три вкладки, в которых определяются условия поиска. При этом необходимо иметь в виду следующее:
- Outlook игнорирует незаполненные поля;
- условия, введенные в несколько полей, заставляют Outlook организовывать поиск элементов, в которых одновременно выполнены все эти условия;
- альтернативные условия поиска вводятся через запятую или через точку с запятой, а обязательные — через символ &.
Рис. 16.2. Диалоговое окно Расширенный поиск
Во-вторых, в правой части диалогового окна Расширенный поиск находятся три функциональные кнопки: Найти (Find Now), Прервать (Stop), Сброс (New Search).
- Найти. Нажатие этой кнопки приведет к запуску поисковой системы по заданным критериям. Найденные элементы, удовлетворяющие условию поиска, отображаются в виде списка в нижней части данного диалогового окна. Двойной щелчок по элементу приведет к его открытию. Более того, вы можете упорядочить найденные элементы.
- Прервать. Нажатие этой кнопки возможно только во время работы поисковой системы. Щелчок по ней заставляет прекратить поиск информации, причем, если Outlook нашел за это время какие-нибудь элементы, удовлетворяющие условию поиска, он все равно отобразит их.
- Сброс. Нажатие этой кнопки приводит к удалению всех ранее введенных в форму условий поиска.
И, в-третьих, в верхней части данного диалогового окна располагаются элементы управления, позволяющие определить тип искомого элемента Outlook и его месторасположение. По умолчанию поля Просмотреть (Look -For) и в папке (in Folder) имеют значения элементов активной на данный момент папки Outlook. В нашем случае активной являлась папка Входящие, хранящая сообщения. Естественно, что помимо сообщений, Outlook позволяет производить поиск и по другим элементам, а также по файлам компьютера. Для указания типа искомого элемента раскройте список Просмотреть и выберите требуемый тип его искомого элемента. Как известно, по умолчанию все сообщения помещаются в папку Входящие, но пользователь мог перемещать сообщения в любые созданные папки. Для организации поиска по всем папкам, содержащим сообщения, необходимо их указать, воспользовавшись диалоговым окном Выбор папки (Select Folders).
Пример 16.3. Выбор папки
Обзор… (рис. 16.3)
Папки Входящие
Исходящие
Отправленные
Черновики
Удаленные
Просмотреть вложенные папки
ОК
Заметьте, что после выбора папок их названия отображаются в поле Просмотреть в папке. Установка флажка Просмотреть вложенные папки (Search subfolders) обязует Outlook выполнить соответствующее действие, в противном случае элементы, находящиеся в папке CityCat, не участвовали бы в поиске.
Рис. 16.3. Диалоговое окно Выбор папки
После настройки типа и местоположения искомого элемента можно переходить к более точным настройкам поиска, которые реализуются на трех вкладках данного диалогового окна. Кстати, первая из них меняет название и содержание в зависимости от типа искомого элемента. В нашем случае эта вкладка носит название Сообщения, давайте перейдем к ее рассмотрению.
Вкладка Сообщения
Если сейчас нажать кнопку Найти (Find Now), то поисковая система выдаст все сообщения, находящиеся в вышеуказанных папках. Безусловно, подобный результат поиска не обнадеживает, поэтому необходимо сузить условия. Одним из таких условий является задание определенного текста, который должен содержаться в сообщении.
Условие Текст
Под текстом понимается любой набор символов. Если вы хотите, чтобы условием была целая фраза, то заключите ее в кавычки. Если нужно найти сообщения, содержащие одну из нескольких фраз, введите их, разделяя запятой или точкой с запятой (логическое ИЛИ). Если нужно найти сообщение, обязательно содержащее все фразы, введите их, разделяя пробелом или знаком & (логическое И).
Помимо этого можно указать, где искать текст: только поле темы (subject field only), темы и тела сообщения (subject field and message body) или в часто используемых текстовых полях (frequency-used text fields).
Пример 16.4. Ввод условия Текст
Искать текст := <текст>
Место поиска только поле темы
Теперь после нажатия кнопки Найти отобразится сравнительно небольшой список элементов. На рис. 16.4 и 16.5 продемонстрирована разница в логических условиях поиска текста. В первом случае необходимо найти все сообщения, тема которых содержит или слово «Office», или слово «Outlook» (рис. 16.4), а во втором — слова и «Office» и «Outlook».
Замечание
По умолчанию поиск Outlook не чувствителен к регистру букв в словах. Настройка Outlook на учет регистра описана в разделе 16.2.2 «Вкладка Другие условия».
Также заметим, что подробное рассмотрение работы с областью Результат поиска будет приведено в разделе «Область Результат поиска».
Рис. 16.4. Результат поиска с условием ИЛИ
Рис. 16.5. Результат поиска с условием И
Условие Имя
Если вы даже приблизительно не помните текст темы сообщения или же самого сообщения, но помните, от кого оно пришло, удобнее воспользоваться условием Имя.
Пример 16.5. Ввод условия Имя
от…
Имя <Контакт>
От ->
ок
Одно существенное замечание. Если вы создавали список контактов самостоятельно, а не путем копирования адреса из приходящего сообщения, если вы редактировали имена после ответа, например добавляя к ним отчество, Outlook, скорее всего, не сможет выполнить поиск, удовлетворяющий вас. Это произойдет потому, что отправитель посылает сообщение со своим именем в поле От, которое может не совпадать с именем в вашем списке контактов. В таком случае введите с клавиатуры имя отправителя, его прозвище или электронный адрес.
Рис. 16.6. Диалоговое окно Выбор имен
Аналогично полю От можно задавать контакты для поля Кому. Таким образом, заполнив эти два поля, можно найти все сообщения от одного контакта другому. Пользователь может вводить несколько имен в эти поля — Outloolc автоматически разделит их точкой с запятой.
При поиске адресованных лично вам сообщений можно либо ввести свое имя в поле Кому, либо установить флажок Искать сообщения и в раскрывающемся списке выбрать нужное:
- только с моим именем в поле Кому;
- с моим именем в поле Кому;
- с моим именем в поле Копия.
Здесь, как и в предыдущем случае, Outlook выдаст результат только в том случае, если ваше имя будет полностью совпадать с тем, как отправитель идентифицирует вас в своей записной книжке. Таким образом, для данного поиска имеет смысл варьировать свое имя в поле Кому, начиная от полного и заканчивая кратким или прозвищем.
Условие поиска с именем текущего пользователя можно комбинировать с любыми другими.
Условие Время
Еще одним из распространенных условий поиска является время. Если вы знаете определенные временные рамки, в которые было создано, получено или отправлено сообщение, его поиск не составит труда. Ниже приведен пример задания условия нахождения сообщений, полученных на прошлой недели.
Пример 16.6. Ввод условия Время
Выбрать элементы полученные на прошлой неделе
В табл. 16.1 приведены основные действия и временные рамки, связанные с элементами.
| Действия | Временные рамки |
| Нет | В любое время |
| Полученные | Вчера |
| Отправленные | Сегодня |
| Со сроком | В последние 7 дней |
| Просроченные | На прошлой неделе |
| Созданные | На этой неделе |
| Измененные | За прошлый месяц За этот месяц |
Таблица 16.1. Действия и временные рамки, связанные с элементами
Легко заметить, что предлагаемые варианты не удовлетворяют более требовательным условиям, например поиску всех сообщений, и полученных и отправленных определенного числа. В разделе 16.2.3 «Вкладка Дополнительно» будет рассматриваться возможность более детальной настройки условий поиска для каждого поля.
Вкладка Другие условия
Поставив условия поиска на вкладке Сообщения, можно их доопределить на вкладке Другие условия.
Поле Категории позволяет сузить поиск по сообщениям, которые принадлежат определенному набору категорий. Ввести категории в это текстовое поле можно как с клавиатуры, так и посредством одноименного диалогового окна. Outlook запоминает пять предыдущих вариантов поиска по категориям.
Флажок Только элементы, которые позволяет разделять поиск по прочтенным и по непрочтенным сообщениям. По умолчанию Outlook просматривает все сообщения.
Флажок Вложения позволяет разделять поиск по сообщениям, имеющим одно или несколько вложений, и по сообщениям, не имеющим вложений.
Рис. 16.7. Вкладка Другие условия диалогового окна Расширенный поиск
Флажок Важность элементов разрешает разделять поиск по сообщениям, имеющим обычную, низкую и высокую важность.
Флажок Различать строчные и прописные буквы заставляет Outlook быть чувствительным к изменению регистра, т. е. слова «поиск», «поиск» и «поиск» будут считаться разными.
Поле Размер внизу этой вкладки предоставляет возможность задать размер искомого элемента. По умолчанию разыскивается элемент произвольного размера. Для изменения этого параметра выберите в первом раскрывающемся списке один из следующих элементов:
- любой;
- равен (приблизительно);
- между;
- меньше;
- больше.
Текстовые поля по мере надобности активизируются, и в них нужно ввести размер элемента в килобайтах.
Вкладка Дополнительно
На рассмотренных выше вкладках пользователь мог задать часто употребляемые условия поиска. Однако, как мы убедились на примере условия по времени, они не всегда удовлетворяют запросам пользователя. Более детальная настройка условий для любого поля любого элемента выполняется на вкладке Дополнительно.
Данная вкладка состоит из двух частей:
- Найти элементы, удовлетворяющие условиям. В этом поле перечисляются все дополнительные условия, которым должны удовлетворять искомые элементы. По умолчанию это поле не заполнено и содержит лишь инструкцию <укажите внизу условие для добавления к этому спискуХ
- Задать дополнительное условие. Эта часть вкладки реализует механизм определения дополнительных условий поиска. Общая процедура создания условия выглядит следующим образом. В раскрывающейся кнопке Поле выбирается поле элемента, для которого должно выполняться условие (время создания, важность, имя контакта и т. п.). Далее в поле Условие выбирается критерий, которому должен удовлетворять искомый элемент. И наконец, в поле Значение устанавливается значение, относительно которого оценивается, удовлетворяет или нет элемент условию.
Давайте на нижеприведенном примере рассмотрим задание дополнительного условия поиска. Зададим следующее условие: все сообщения, отправленные только Нашатыреву Антону и Моховикову Олегу с 30.05.2001 по 01.07.2001, для которых не требуется уведомления о получении.
Рис. 16.8. Вкладка Дополнительно диалогового окна Расширенный поиск
Пример 16.7. Задание дополнительного условия поиска
Поле > Все поля сообщения > Кому (рис. 16.9)
Условие равно (точно)
Значение := Нашатырев Антон; Моховиков Олег
Добавить к списку
Поле > Все поля сообщения > Отправлено
Условие между
Значение := 30.06.2001 и 01.08.2001
Добавить к списку
Поле > Все поля сообщения > Требуется уведомление о получении
Условие Равно
Значение Нет
Добавить к списку
Найти (рис. 16.10)
Рис. 16.9. Меню.Все поля сообщения
Рис. 16.10. Результат поиска по дополнительным условиям
Приведем некоторые комментарии к примеру.
Прежде всего, заметьте разницу между условиями Содержит (Contain) и Точно равно (Is Exactly). В первом случае найдется сообщение, которое пользователь мог отправить и указанным контактам, и кому-нибудь еще одновременно (Т. С. Поле Кому (То) содержит Нашатырев Антон; Моховиков Олег) а во втором случае сообщение найдется, только если поле Кому (То) не содержит больше никаких других контактов, кроме Нашатырев АНТОН; Хоховиков Олег.
Кроме того, не забывайте, что производимый поиск должен удовлетворять условиям не только этой вкладки, но и условиям предыдущих вкладок. Таким образом, рекомендуется следить за постановкой реальных условий для поиска. Абсурдным с этой точки зрения является условие, заданное на вкладке Сообщения — все сообщения, отправленные с 04.05.2001 по 05.05.2001, а на вкладке Дополнительно — все сообщения, отправленные с 07.05.2001’по 09.05.2001.
Для заполнения значений времени можно использовать союзы «и/или». Тогда для выполнения предыдущего условия необходимо ввести два дополнительных условия: Отправленные между 04.05.2001 и 05.05.2001 или Отправленные между 07.05.2001 и 09.05.2001.
В ряде случаев текстовое поле Значение преобразуется в раскрывающийся список. Более того, иногда, если вводится заведомо неверное значение или значение в недопустимом формате, выводится соответствующее предупреждение.
И наконец, если установленный набор условий оказался слишком узким или, наоборот, широким, вы можете изменить или вообще удалить условие. Для этого выделите его и нажмите кнопку Удалить. Критерий поиска автоматически переместится в поля редактирования условий, где его можно изменить или удалить окончательно.
Замечание
Повторим, что аналогичным образом можно найти и другие элементы Outlook (встречи, задачи, примечания и т. д.). Особого внимания заслуживает поиск любого элемента Outlook, удовлетворяющего некоторым условиям. Например, требуется найти все элементы определенной категории. Для этого в раскрывающемся списке Просмотреть выберите команду Любой элемент Outlook и на вкладке Другие условия введите в поле Категории требуемое название.
Поиск файлов
Возможности поисковой системы Outlook не ограничиваются только нахождением собственных элементов. Outlook может организовать поиск файлов компьютера, причем возможности этого поиска гораздо шире стандартных средств поиска Windows.
Пример 16.8. Расширенный поиск файлов
Сервис > Расширенный поиск файлов… (<Ctrl>+<Shift>+<F>)
Просмотреть Файлы (рис. 16.11)
Рис. 16.11. Диалоговое окно Расширенный поиск файлов
Стандартные условия
По умолчанию Outlook ищет файлы в папке Мои документы. Пользователь может изменить данные границы поиска посредством диалогового окна Выбор папки, изображенного на рис. 16.12. Для его открытия нажмите кнопку Обзор. В отличие от предыдущего случая (поиска сообщений), это окно отображает не структуру папок Outlook, а структуру папок файловой системы Windows. Установка флажка около папки потребует просмотра ее файлов при организации поиска.
Так же, как и в ситуации с поиском элементов, существует несколько возможностей поиска. Одной из основных является поиск файла по его имени и типу. Если пользователю известно название файла, то его достаточно ввести в поле Имя. Например, dip23.tex. Если вы лишь приблизительно знаете название файла, например только его имя без расширения или первые три из пяти букв имени и первую букву расширения, можно воспользоваться стандартными масками поиска (регулярными выражениями): «*» — для любого числа символов и «?» — для единственного знака. Применяя их согласно последней формулировке условия, получим следующий шаблон поиска для поля Имя: dip??. t*.
Рис. 16.12. Диалоговое окно В.ыбор папки
Некоторые типы (расширение) разыскиваемых файлов можно вводить не только в поле Имя, но и в раскрывающемся списке Тип. По умолчанию в нем указан тип Файлы Office.
Совет
Если вы хотите одновременно найти несколько файлов, введите их имена, разделенные запятой или точкой с запятой. Кстати, по умолчанию поле Имя не чувствительно к регистру.
Поля Искать текст и Место поиска позволяют провести уже описанный для элементов поиск текста.
Раскрывающийся список Выбрать элементы содержит только два значения: нет и измененные. Если вы хотите организовать поиск по дате последнего изменения файла, то выберите измененные и в следующем списке установите необходимый временной интервал.
Дополнительные условия
На вкладке Другие условия присутствует всего два элемента.
Флажок Различать строчные и прописные буквы. Его установка заставляет Outlook быть чувствительным к регистру при поиске файлов по их названию.
Группа Размер позволяет задать определенные границы размера файла. Эта процедура подробно рассматривалась в раздые 16.2.2 «Вкладка Другие условия».
Работа со вкладкой Дополнительно была подробно рассмотрена в разделе 16.2.3 «Вкладка Дополнительно». Отличием в этом случае является лишь смена набора полей (рис. 16.13).
Рис. 16.13. Меню Все поля файла
Настройка расширенного поиска
Выше были рассмотрены возможности задания условий поиска, но помимо этого пользователь может изменять представления области Результат поиска, более того, он может сохранять условия поиска для дальнейшего их использования.
Область Результат поиска
После нажатия кнопки Найти найденные элементы выводятся в области Результат поиска. Пользователь может изменить ее представление, выбрав команду > Вид > Текущее представление (рис. 16.14). Подробно О работе c представлениями было рассказано в разделе 2.2.7 «Представления Календаря». Также пользователь может отсортировать список найденных элементов по любому из полей.
Рис. 16.14. Область Результат поиска
Установка параметра Автопросмотр приведет к отображению элементов вместе с первыми тремя строками их содержимого.
Установка флажка Строка состояния позволяет увидеть ее внизу области Результат поиска. В этой строке отображается количество найденных элементов.
После того как Outlook найдет требуемый файл, его можно открыть, дважды щелкнув по нему в списке найденных файлов (конечно, если установлено приложение, в котором он был создан) или выбрав команду >Файл > Открыть > Выделенные документы.
Совет
Помимо всего прочего пользователь может, не выходя из диалогового окна Расширенный поиск, распечатать файл, сохранить его или его вложение. Кроме трго, пользователь может также использовать все команды для работы с буфером обмена (см. раздел 5.3 «Буфер обмена»).
Сохранение условий поиска
Зачастую после задания определенного условия поиска и проверки его работоспособности появляется потребность в его повторном использовании. Чтобы постоянно не вводить все предыдущие условия заново, полезно их сохранять. Итак, допустим, что вы ввели необходимый набор условий в диалоговом окне Расширенный поиск, в приведенном ниже примере показана процедура его сохранения.
Пример 16.9. Сохранение набора условий поиска
> Файл > Сохранить набор (рис. 16.15)
Папка <Имя папки>
Имя файла : = <Имя файла>
ок
Замечание
По умолчанию Outlook сохраняет условия в папке Мои документы в файлах с расширением .oss.
Теперь в случае необходимости можно открыть набор условий и организовать по ним поиск.
Рис. 16.15. Диалоговое окно Сохранить условия поиска
Пример 16.10. Открытие набора условий поиска
> Файл > Открыть условия поиска
Папка <Имя папки>
Имя файла <Имя файла>
ОК
Совет
При необходимости после открытия набора условий его можно отредактировать для каждого конкретного случая.
Резюме
В этой главе мы познакомились со встроенной поисковой системой Outlook, позволяющей быстро и эффективно организовывать поиск элементов Outlook и файлов компьютера.
- Простой поиск. Позволяет оперативно искать информацию в папке, без привлечения диалогового окна Расширенный поиск.
- Расширенный поиск. Благодаря данному диалоговому окну можно организовывать сколь угодно точный поиск элементов Outlook, задавая всевозможные условия поиска на вышерассмотренных вкладках.
- Поиск файлов. Outlook позволяет производить поиск файлов в файловой системе компьютеров, не покидая основного приложения.
- Сохранение условий поиска. Данная возможность позволяет организовывать вторичный поиск с ранее сохраненными условиями, что не требует времени на очередной ввод и возможную путаницу.
