В этой главе рассматривается работа с представлением Outlook сегодня, а также способы организации информации в Microsoft Outlook. В частности, изучается создание папок и размещение в них информации, работа со списком папок и панелью Outlook, установка свойств папки, а также методы просмотра файловой структуры компьютера средствами Outlook и многое другое.
Outlook сегодня
Представление Outlook сегодня (Outlook Today) отображает все элементы Outlook, связанные с текущим днем. Иными словами, пользователю предлагается специальная выборка по всем элементам, дающая возможность взглянуть на события рабочего дня в целом.
Для открытия данного представления достаточно щелкнуть по ярлыку Outlook сегодня (Outlook Today) на панели Outlook. Возможный вид данного представления изображен на рис. 7.1.
Работать с этим представлением очень просто. На панели просмотра информации отображаются элементы папки Календарь (Calendar), Задачи (Task) и Сообщения (Messages). Для перехода в представления этих папок подведите указатель мыши к одному из заголовков столбца — он превратится в кисть руки с указательным пальцем (гиперссылка) — и щелкните по указателю. Для перехода непосредственно к элементу необходимо проделать те же действия с его названием.
Для изменения настроек данного представления нажмите кнопку Настройка Outlook сегодня (Customize Outlook Today) в верхнем правом углу (рис. 7.2).
Ниже описано назначение параметров данной настройки:
- Запуск (Startup). Установите этот флажок, если вы хотите начинать свой рабочий день с просмотра данного представления (при запуске Outlook).
- Сообщения (Messages). Мы еще не рассматривали работу с сообщениями, но суть данного поля состоит в выборе папок с элементами типа Сообщение для отображения их в данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество непрочтенных элементов в папках Входящие (Inbox), Исходящие (Outbox), Черновики (Draft).
Рис. 7.1. Представление Outlook сегодня
Рис. 7.2. Настройка представления Outlook сегодня
- Календарь (Calendar). В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней (включая текущий), элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи пяти дней.
- Задачи (Task). В этом поле задается выборка по задачам, которые следует отображать.
- Стили (Style). В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный (Standard), Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето (Summer), Зима (Winter). Выбранный стиль отображается в виде маленькой картинки под списком.
После сделанных изменений необходимо нажать кнопку Сохранить изменения (Save Settings) в правом верхнем углу.
Совет
По умолчанию при запуске Outlook открывается папка входящие (Inbox). Установка флажка Запуск (Startup) заставит Outlook открывать представление Outlook сегодня. Однако вы можете начинать работу Outlook с любой другой папки. Выберите команду > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. В раскрывающемся списке Открыть папку (Startup in this folder) выберите папку, начиная с которой в последующем будет загружаться Outlook.
Панели Список папок и Outlook
Данный раздел содержит изложение методов организации информации в Microsoft Outlook. Здесь будут рассмотрены принципы работы с панелями Список папок (Folder List) и Outlook (Outlook Bar).
Панель Список папок
Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам осуществляется посредством специальной панели Список папок (Folder List).
Пример 7.1. Отображение списка папок
- Вид > Список папок
- {Панель инструментов Дополнительно} Список папок
При этом между панелью Outlook и панелью просмотра информации появляется список папок. На рис. 7.3 отображен список папок с выделенной папкой Контакты (Contacts).
Рис. 7.3. Панель Список папок
Совет
Если названия папок полностью не видны, можно расширить область списка папок, перетащив мышью правую границу панели.
По умолчанию при установке Outlook создаются следующие папки: Входящие (Inbox), Дневник (Journal), Задачи (Tasks), Заметки (Notes), Исходящие (Outbox), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Отправленные (Sent Items), Удаленные (Deleted Items) и Черновики (Drafts).
Просмотр списка папок осуществляется при помощи кнопок Раскрыть (Expand) и Свернуть (Collapse), расположенных на панели рядом с именами вложенных папок, содержащих другие папки. Так, все вышеперечисленные папки являются вложенными для папки Личные папки (Personal Folders).
Кнопка Раскрыть имеет вид знака плюс (+), а кнопка Свернуть — знака минус (-). Знак плюс рядом с именем папки показывает, что в ней содержатся вложенные папки. Если нажать на эту кнопку, то список вложенных папок раскроется, а знак плюс при этом трансформируется в минус. На рис. 7.3 знак минус рядом с папкой Личные папки показывает, что список вложенных папок раскрыт.
Новая папка
Помимо папок, устанавливаемых по умолчанию, пользователь имеет возможность создавать собственные, причем сколь угодно большой степени вложенности. Характерным примером создания папки является распределение информации уже существующей папки. Так, например, можно распределить информацию о контактах по двум папкам: Личные и Служебные.
Пример 7.2. Создание новой папки
> Файл > Папка > Создать папку… (или <Ctrl>+<Shift>+<E>)
Имя папки := Личные
Содержимое папки: Элементы типа Контакт (рис. 7.4)
Поместить папку в: Контакты
ОК
{Аналогично создание папки Служебные}
Рис. 7.4. Диалоговое окно Новая папка
Создавая новую папку, необходимо задать ее тип (Встреча, Дневник, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т. е. задать тип элементов, которые будут храниться в папке. Папка Outlook не может одновременно хранить информацию разных типов. При попытке размещения в папке элемента другого типа он будет преобразован к оригинальному.
Если в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выбрана папка Личные папки, папка будет помещена на том же уровне вложенности, что и стандартные папки; если выбрана одна из папок, то создаваемая папка будет вложена в выбранную.
Замечание
Как уже говорилось, папка Outlook может хранить только элементы одного типа. Однако она может иметь вложенные папки, содержащие, в свою очередь, элементы разных типов.
После создания папки может появиться предупреждение Добавить ярлык на панель Outlook? (Add shortcut to Outlook Ваr?). Если вы хотите, чтобы это окно больше не появлялось при создании новой папки, установите соответствующий флажок. Нажмите кнопку Нет (рис. 7.5). Далее мы рассмотрим технику создания ярлыков на панели Outlook.
Рис. 7.5. Диалоговое окно Добавить ярлык на панель Outlook?
Рис. 7.6. Панель Список папок с открытой папкой Служебные
Создание вложенных папок позволяет структурировать имеющуюся в Outlook информацию. Окончательный результат отображен на рис. 7.6.
Совет
Для перехода из вложенной папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой Перейти на уровень вверх (Up One Level) на панели Дополнительно (Advanced).
Перенос информации между папками
Итак, папка создана, но пуста. Необходимо распределить требуемую информацию по папкам. Для переноса выделенного элемента из одной папки в другую можно использовать один из методов:
- командный метод;
- метод ручной манипуляции элементом.
Командный метод
Перед тем как описать данный метод, стоит уделить внимание вопросу отличия перемещения элемента от его копирования.
Копирование (Сору) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент сохраняется в папке, из которой его переносили.
Перемещение (Paste) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент не сохраняется в папке, из которой его переносили.
Рассмотрим перемещение элемента Контакт (Kondukova Ekaterina) из папки Контакты в папку Служебные.
Пример 7.3. Перемещение элементов между папками
{В папке Контакты) Екатерина Владимировна Кондукова
> Правка > Переместить в папку … (рис. 7.7)
Переместить выделенные элементы в папку Служебные
ОК
Замечание
Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних (см. раздел 3.7 «Преобразование элементов»).
Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена в разделе «Буфер обмена». В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.
Рис. 7.7. Диалоговое окно Перемещение элементов
Рис. 7.8. Копирование элементов посредством буфера обмена Office
Пример 7.4. Копирование элементов
> Правка > Буфер обмена Office…
{В папке Контакты} Kondukova
>Правка > Копировать или <Ctrl>+<C>
{В папке Служебные в буфере обмена}
Кондукова Вставить (рис. 7.8)
Метод ручной манипуляции
Данный метод гораздо быстрее и нагляднее, чем предыдущий.
Выделите элемент и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите его либо на пиктограмму папки в панель Список папок (Folder List), либо на ярлык в панели Outlook. Отпустив кнопку мыши, выберите один из способов переноса: Переместить (Move) или Копировать (Сору).
Аналогичные действия можно проделать, удерживая нажатой левую кнопку мыши. При этом, если удерживать нажатой клавишу <Shift> произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадратик с плюсом), в противном случае — перемещение.
Замечание
При копировании элемента следует учесть, что исходный элемент и его копия рассматриваются Outlook как независимые. Поэтому изменения, внесенные в один из элементов, не отобразятся на другом.
Работа с папками
Операции, производимые с папками Outlook, фактически аналогичны работе с папками Windows. Для работы с папками Outlook удобно воспользоваться контектным меню, появляющимся при щелчке правой кнопкой мыши на выбранной папке (рис. 7.9).
Рис. 7.9. Контекстное меню для работы с папкой Outlook
В табл. 7.1 приведено полное описание команд этого меню.
| Команда | Описание |
| Открыть (Open) | Открывает папку для просмотра ее элементов в панели просмотра информации |
| Открыть в новом окне (Open in new window) | Открывает папку для просмотра в новом окне |
| Отправить ссылку на эту папку (Send link to This Folder) | Эта возможность существует только для общедоступных папок. Данная команда доступна только в режиме работы на компьютере, входящем в локальную сеть и имеющем учетную запись Microsoft Exchange Server |
| Расширенный поиск файлов (Advanced Find) | Открывает диалоговое окно Расширенный поиск (см. главу 16 «Поисковая система Outlook») |
| Переместить (Move) | Перемещает папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную |
| Копировать (Copy) | Копирует папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную |
| Удалить папку (Delete) | Удаляет папку вместе со всей хранящейся в ней информацией. Удаленная папка перемещается в папку Удаленные, до окончательного удаления из этой папки ее информацию можно восстановить |
| Переименовать папку (Rename) | Изменяет имя папки |
| Создать папку (New Folder) | Создает новую папку |
| Добавить на панель Outlook (Add to Outlook Bar) | Добавляет ярлык на панель Outlook. По умолчанию ярлык добавляется в группу Ярлыки Outlook |
| Пометить все как прочтенные (Mark All as Read) | Помечает все элементы данной папки как прочтенные. Особый интерес представляет для папок с элементами типа Почта |
| Свойства (Properties) | Отображает диалоговое окно Свойства папки |
Таблица 7.1. Команды контекстного меню Список папок
Несколько замечаний к данной таблице.
- Для стандартных папок неприменимы команды Переместить, Удалить и Переименовать. Можно перемещать и удалять лишь элементы этих папок.
- Для папки Удаленные (Deleted items) в контекстное меню добавляется команда Очистить папку «Удаленные».
- Для папки Личные папки это меню также содержит несколько дополнительных команд, связанных с ее структурной особенностью. Подробнее о файлах личных папок будет рассказано в главе /5 «Настройка конфигураций».
Ярлыки и панель Outlook
Как говорилось выше, панель Outlook содержит ярлыки папок, которые собраны в специальные группы: Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts), Мои ярлыки (My Shortcuts), Другие ярлыки (Other Shortcuts). Вы можете создавать новые группы, перемещать ярлыки из одной группы в другую, удалять их и переименовывать. Давайте рассмотрим работу с панелью Outlook на примере создания дополнительной группы Мои Контакты, в которой будут находиться два ярлыка: Личные и Служебные.
Пример 7.5. Добавление группы ярлыков
{На панели Outlook } Добавить группу
Имя группы := Мои Контакты <Enter>
{Группа} Контакты
Ярлык для панели Outlook.. .
Посмотреть Outlook (рис. 7.10)
Имя папки Личные
ОК
{Список папок} Служебные Добавить на панель Outlook
Рис. 7.10. Диалоговое окно Добавить к панели Outlook
Замечание
Если в списке Посмотреть (Look in) выбрать значение Файловая система (File System), то на панель Outlook можно добавить ярлыки для любых папок файловой системы компьютера.
Итоговый результат создания группы ярлыков изображен на рис. 7.11.
Рис. 7.11. Панель Outlook с добавленной группой Мои Контакты
Совет
Еще одним из простейших способов добавления ярлыка является перетаскивание пиктограммы папки с панели Список папок (Folder List) на панель Outlook.
Свойства папки Outlook
Параметры личных папок могут быть изменены при помощи установки их свойств в диалоговом окне Свойства папки (Properties).
Пример 7.6. Установка свойств папки
{Выделите папку}
Свойства…
Рассмотрим изменение свойств папки на примере папки Служебные. Для остальных папок действия в принципе аналогичны, в особых случаях приводятся дополнительные пояснения.
Вкладка Общие
Некоторые общие свойства папки можно изменить на вкладке Общие (General), изображенной на рис. 7.12.
Рис. 7.12. Вкладка Общие диалогового окна Свойства папки
Ниже приведен список параметров папки, которые можно определить при помощи этой вкладки.
- Имя (Name). В этом текстовом поле можно изменить текущее название папки. Данное поле неактивно для стандартных папок.
- Тип (Туре). Поле описывает тип хранимой информации.
- Место (Location). Поле содержит имя родительской папки, т. е. той, в которую вложена текущая папка.
- Описание (Description). Текстовое поле служит для более детального описания папки.
- Помещая в эту папку, использовать (When posting to this folder use). Данный раскрывающийся список позволяет выбрать типы элементов, которые могут быть размещены в этой папке. Помимо естественного в этом случае типа Контакт, можно выбрать специальные формы пользователя. (Подробно о формах будет рассказано в главе 19 «Разработка форм».)
- Автоматически создавать представления Microsoft Exchange (Automatically generate Microsoft Exchange views). Приложение Microsoft Exchange не может непосредственно использовать формы Outlook. При установке данного флажка генерируются формы, которые могут быть использованы клиентами Microsoft Exchange.
- Размер папки (Folder Size). Нажатие этой кнопки вызывает одноименное диалоговое окно, в котором можно получить информацию о размере папки, а также о размере вложенных подпапок.
Вкладка Домашняя страница
На вкладке Домашняя страница (рис. 7.13) можно указать страницу в Интернете или на локальной машине, на которой будет располагаться дополнительная информация, связанная с этой папкой, или же задать формат представления информации.
Рис. 7.13. Вкладка Домашняя страница диалогового окна Свойства папки
- Показывать по умолчанию домашнюю страницу (Show Home Page by default for this folder). Установка данного флажка приведет к появлению диалогового окна, предлагающего открытие нижеуказанной страницы при попытке открытия этой папки в Outlook. Флажок неактивен, если не указана Web-страница.
- Адрес (Address). Текстовое поле служит для указания адреса Web-страницы.
- Восстановить используемые по умолчанию (Restore Defaults). Нажатие данной кнопки приведет к восстановлению исходных настроек.
Вкладки Адресная книга Outlook и Действия
Эти две вкладки являются уникальными для папок, содержащих элементы типа Контакт. На вкладке Адресная книга Outlook можно установить флажок Показать эту папку как адресную книгу (Show this folder as e-mail Address Book) и изменить имя данной папки, отображаемое в адресной книге в списке Источник адресов (Show names from the).
Рис. 7.14. Вкладка Адресная книга Outlook диалогового окна Свойства папки
На вкладке Действия (Activities) определяется группа папок, в которой выполняется поиск действий, связанных с контактом (рис. 7.15). В первом столбце Имя (Name) задается имя группы папок, а во втором Папки (Folders) — сами папки. Названия групп папок отображаются в раскрывающемся списке Показать (Show) на вкладке Действия формы Контакт.
Рис. 7.15. Вкладка Действия диалогового окна Свойства папки «Служебные»
Существует шесть стандартных групп: Дневник (Journal), Будущие задачи и встречи (Upcoming Tasks/Appointments), Контакты (Contacts), Заметки (Notes), Электронная почта (E-mail), Все элементы (All Items). Пользователь может добавить собственную группу с определенным набором папок.
Пример 7.7. Создание группы папок для поиска действий
Создать…
Имя := Служба
Задачи
Служебные
Вложенные папки
ОК
Также пользователь может изменять стандартные наборы папок и -создавать новые посредством копирования старых. Пользователь может удалить собственный набор папок и сбросить до исходного состояния измененный стандартный набор.
Замечание
В раскрывающемся списке Представление по умолчанию (Default activities view) можно выбрать набор папок, с которого по умолчанию будет осуществляться поиск действий для контакта.
Вкладка Автоархивация
Для папки, хранящей элементы типа Контакты, данная вкладка не существует, но тем не менее она присутствует в других папках, поэтому рассмотрим ее свойства (рис. 7.16).
Рис. 7.16. Вкладка Автоархивация диалогового окна Свойства папки
Существует три основных возможности автоархивации папки:
- Не архивировать элементы этой панки (Do not archive items in this folder). Устанавливая данный переключатель, пользователь уведомляет Outlook об отключении автоархивации элементов для данной папки, т. е. ее элементы будут копиться без сжатия и к ним всегда возможен быстрый доступ.
- Архивировать элементы папки с настройками по умолчанию (Archive items in this folder using the default settings). Выбор данного переключателя обязует Outlook выполнить автоархивацию данной папки, согласно шаблону, установленному по умолчанию. Для просмотра параметров стандартной автоархивации нажмите кнопку Настройки архива по умолчанию (Default Archive Settings).
- Архивировать папку со следующими настройками (Archive this folder using these settings). Выбирая данный переключатель, пользователь самостоятельно задает параметры архивации, рассмотренные ниже.
- Удалять элементы старше (Move old items to default archive folder). После установки этого флажка и указания срока «старения» Outlook автоматически будет удалять из папки элементы, которые старте указанного значения.
- Перемещать старые элементы в папку (Move old items to). При выборе этого переключателя Outlook будет удалять элементы папки, одновременно перемещая их в виде архива в папку C:WindowsLocal Settings Application DataMicrosoftOutlookarchive.pst. Для изменения пути по умолчанию укажите файл архивации, нажав кнопку Обзор (Browse).
- Удалять старые элементы навсегда (Permanently delete old items). При выборе данного переключателя Outlook будет автоматически удалять старые элементы, минуя процесс архивации. Таким образом, элементы будут удалены навсегда.
Дополнительные параметры архивации устанавливаются в диалоговом окне Автоархивация (Auto Archive).
Пример 7.8. Автоархивация
Сервис >Параметры. . .
Дополнительно
Автоархивация… (рис. 7.17)
Пометьте флажки, как показано на рис. 7.17. Устанавливаемый период архивации по умолчанию равен четырнадцати дням. Это означает, что раз в две недели будет проверяться «возраст» элементов и будет производиться их удаление или архивирование. Назначение остальных флажков и работа с архивами будут подробно рассмотрены в разделе 17.3 «Архивирование элементов «.
Рис. 7.17. Диалоговое окно Автоархивация
Проводник Outlook
Outlook дает возможность пользователю, не покидая уже привычной среды Outlook, работать с файловой структурой компьютера так же, как и в Проводнике Windows. Outlook позволяет просматривать папки и файлы, расположенные на локальных или сетевых дисках, а также Web-папки.
Ниже приведен список основных операций, которые Outlook с успехом реализует:
- открытие;
- копирование;
- перемещение;
- переименование;
- печать файлов;
- удаление;
- просмотр свойств;
- передача файлов по электронной почте или факсу;
- пересылка файлов в Портфель;
- присоединение к сетевому накопителю, которое возможно, если компьютер подсоединен к локальной сети.
Для просмотра папок и файлов щелкните по группе Другие ярлыки (Other Shortcuts) на панели Outlook, после чего щелкните по ярлыку Мой компьютер (My Computer). На панели просмотра информации отобразятся доступные папки и файлы (рис. 7.18).
Рис. 7.18. Просмотр файловой системы компьютера Проводником Outlook
Совет
Пользователь может создавать ярлыки на панели Outlook для папок компьютера, что очень удобно в случае доступа к наиболее часто употребляемым папкам.
Подробно рассматривать работу с данным представлением мы не будем, поскольку Проводник Outlook полностью копирует работу Проводника
Windows. Отметим лишь преимущества использования встроенного Проводника Outlook.
- Проводник Outlook имеет больше возможностей для организации информации и ее представления. Так, например, пользователь может сгруппировывать элементы папки. Отображать дополнительные поля или скрывать ненужные. И, на конец, в отличие от Проводника Windows, имеющего только четыре стандартных представления, проводник Outlook имеет шесть стандартных, среди которых представление Временная шкала.
- Поисковая система Outlook гораздо удобнее и интеллектуальнее аналога Windows. Подробно о работе с поисковой системой Outlook будет рассказано в главе 16 «Поисковая система Outlook».
Резюме
В данной главе мы научились организовывать информацию Outlook посред-свом создания папок.
- Outlook сегодня. Очень удобное представление, отображающее текущие задачи, встречи и пришедшие сообщения в едином месте.
- Список папок. Создание папки и организация вложенной структуры папок Outlook. Перенос информации между папками. Создание ярлыков на панели инструментов Outlook,
- Свойства папки. Задание общих параметров папки, параметров автоархивации и указания Web-страницы.
- Проводник Outlook. Работа с файловой структурой компьютера посредством встроенного проводника Outlook.
