В пакет приложений Microsoft Office помимо Outlook входят и такие распространенные приложения, как текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel, приложение для подготовки электронных презентаций PowerPoint и приложение для работы с базами данных Access.
Все эти приложения независимы и самодостаточны, но их совместное использование открывает поистине неограниченные возможности в организации делопроизводства. Использование Outlook вместе с другими приложениями, входящими в комплект Microsoft Office, позволяет:
- создавать сообщения, используя всю мощь текстового редактора Word. По сравнению с относительно бедными (хотя и достаточными) возможностями, предоставляемыми панелью форматирования Outlook, Word способен создавать полноценные документы, отличающиеся многообразием стилей и шаблонов оформления, содержащие встроенные объекты, и т. д. Взаимодействие Outlook и Word будет рассмотрено в первом разделе данной главы. Более того, в этом разделе будет рассмотрен общий для всех приложений Office инструмент — рассылка по маршруту;
- создавать сообщения, используя всю мощь редактора электронных таблиц Excel. Созданную таблицу можно легко переслать не только как вложенный файл, но и сохранить в виде сообщения. Данная возможность будет рассмотрена во втором разделе данной главы. Кроме того, в этом разделе мы поговорим об общем для всех приложений Microsoft инструменте — размещении документов в общей папке;
- создавать собрания для участия в электронной конференции, проводимой средствами PowerPoint. Создание электронной конференции напрямую связано с использованием вышерассмотренного приложения Microsoft NetMeeting (см. раздел 11.5 «Net Meeting»). Работа PowerPoint с Outlook будет рассмотрена в третьем разделе;
- создавать сообщения, используя Microsoft Access, способные соединяться с удаленной базой данных для отображения информации. Совместное использование Outlook и Access позволяет достаточно быстро экспортировать и импортировать данные из папок Outlook в таблицы Access. Дан ная возможность будет рассмотрена в четвертом, заключительном разделе данной главы.
Outlook и Word
Взаимодействие Outlook и Word является, пожалуй, наиболее характерным примером совместной работы. Выше уже упоминаюсь, что в качестве редактора сообщений пользователь может указать Microsoft Word.
Пример 18.1. Word в качестве редактора сообщений
{Б приложении Outlook}
> Сервис >Параметры Сообщение
Использовать Microsoft Word как редактор сообщений
Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF
В качестве примера использования Word рассмотрим создание сообщения, содержащего фигурный текст и диаграмму, демонстрирующую структуру данной книги.
Создание сообщения средствами Word
Создать сообщение посредством Word можно двумя способами:
- Запустить приложение Word, создать документ и выбрать команду > Файл > Отправить > Сообщение.
- Непосредственно в приложении Outlook, выбрав команду > действия > Новое сообщение с помощью > Microsoft Word (рис. 18.1).
Как видно из рисунка, суть сообщения не изменилась, остались поля для ввода адресатов и темы сообщения, автоматически добавились подпись и панель Рисование (Drawing), однако заметно обогатилась панель инструментов Форматирование (Formatting).
Рис. 18.1. Сообщение Outlook (редактор Microsoft Word)
Вставка фигурного текста
Итак, создадим сначала красивый заголовок для нашего сообщения, используя объект WordArt.
Пример 18.2. Вставка объекта WordArt
> Вставка > Рисунок > Объект WordArt
Выберите нужный стиль надписи [1,3] ОК
Текст := Структура книги Жирный ОК
{Панель Фоматирования} По центру
В результате наших действий появится красиво оформленный текст с желтой градиентной заливкой в центр (рис. 18.2).
Для изменения свойств данного объекта можно воспользоваться кнопками одноименной панели инструментов. В нашем случае давайте изменим цвет заливки с желтого на синий.
Рис. 18.2. Текст WordArt в сообщении
Рис. 18.3. Диалоговое окно Способы заливки
Пример 18.3. Изменение свойств объекта WordArt
{На панели инструментов WordArt}
Формат объекта WordArt Цвет и Линии
Цвет Способы заливки…
Градиентная
Один цвет Цвет1 Синий
Тип штриховки От центра
Варианты [1,1] (Рис. 18.3)
ОК
ОК
Вставка диаграммы
Следующий рассматриваемый нами шаг — вставка диаграммы, кстати, являющейся одним из нововведений Word.
Пример 18.4. Вставка диаграммы
> Вставка >Организационная диаграмма…
Выберите тип диаграммы [1,1] (рис. 18.4)
ок
Рис. 18.4. Диалоговое окно Библиотека диаграмм
В тексте сообщения появится заглушка, отображающая выбранную диаграмму. Но она состоит из одного «корня» и всего трех «ветвей», в то время как данная книга имеет четыре части. Добавим еще одну ветвь и изменим стиль диаграммы.
Пример 18.5. Добавление ветви в диаграмму
{Выделите корень диаграммы}
{На панели Организационная диаграмма} Добавить фигуру
Автоформат
Выберите стиль диаграммы Рельефный градиент
ок
Теперь осталось ввести текст диаграммы. Для этого щелкните один раз левой кнопкой мыши по одной из заглушек диаграммы и введите соответствующий текст. Окончательный вариант сообщения, отредактированного и отформатированного средствами Word, показан на рис. 18.5.
Рис. 18.5. Окончательный вариант сообщения
После того как сообщение создано, останется заполнить поля Кому (То) и Тема (Subject), после чего нажать кнопку Отправить (Send).
Замечание
Поскольку наше сообщение сохраняется и отправляется в формате HTML, некоторые элементы форматирования могут потеряться или видоизменяться. Не забывайте об этом, со здавая сообщения в Word! Иногда созданные сообщения лучше просто прикрепить в качестве вложения.
Совет
Еще раз напомним, что мы здесь рассматриваем лишь общий принцип совместной работы Outlook и других приложений Office. Помимо вставки объектов (которых гораздо больше, чем два) существуют еще формы, фрэймы, стили, таблицы, поля… Список можно продолжать до бесконечности. Мир приложений Microsoft Office широк и поистине многофункционален. Изучайте его паралельно с Outlook и другими существующими лриложениями. В конце концов, дорогу осилит идущий…
Рассылка документа по маршруту
Рассылкой документа по маршруту (Routing) называется отправка документа по электронной почте коллегам в определенной последовательности. Последовательность рассылки называется маршрутом документа.
Получив документ, адресат может внести свои изменения и замечания и отправить документ далее по маршруту. В конце маршрута, после того как документ посмотрят все адресаты, указанные в списке маршрутизации, можно потребовать возврат документа или указать пользователя, для которого он предназначен, например руководителя проекта.
В нашем случае демонстрация рассылки по маршруту будет проводиться на примере рассылки документа Word, хотя аналогичным образом можно отправить любой другой документ в другом приложении Microsoft Office.
Пример 18.6. Отправка документа по маршруту
> Файл > Открыть… {открыть требуемый документ}
> Файл > Отправить > По маршруту. . .
Адрес
Нашатырев Антон Кому
Моховиков Олег Кому
ОК
Текст сообщения := Уважаемые коллеги! Прочтите присоединенный документ и выскажите свои соображения и комментарии по поводу написанного. Заранее благодарю, Егор Усаров.
по очереди
Возврат по окончании
Отслеживать состояние
Отправить
Замечание
Во время выполнения данной программы могут появляться диалоговые окна безопасности Outlook, предупреждающие о стороннем вмешательстве и доступе к данным Outlook. В данном случае всегда соглашайтесь, чтобы разрешить доступ (ведь этот запрос исходит от ваших действий, и вы его ожидаете).
Назначенный маршрут можно присоединить к документу, чтобы отправить его не сразу, а сделать это позднее. Для этого на последнем шаге программы нужно нажать кнопку Добавить (Add Slip).
> Файл > Отправить > Следующий адресат…
Направить документ Нашатырев Антон
ОК
Совет
Чтобы отказаться от отправки документа по маршруту и вообще отсоединить маршрут, нужно нажать кнопку Очистить (Clear).
Вернемся к примеру. После того как будет нажата кнопка Отправить (Route), автоматически будет создано сообщение с текстом, указанным в поле Текст сообщения (Message Text), и с вложенным документом, который необходимо отправить (рис. 18.6). Допустим, что первый адресат (в нашем примере это Антон Нашатырев) настроен ответственно, т. е. он не оставит полученное сообщение без внимания или не удалит его, не прочитав, а отреагирует на него должным образом: прочтет не только сообщение о рассылке, но и сам вложенный документ, причем не только прочтет его, но и внесет в него свои пожелания и комментарии, а затем отправит его следующему корреспонденту. Попробуем проследить за тем, как это происходит.
Чтобы открыть сам пересылаемый документ, получателю достаточно сделать двойной щелчок мышью по значку вложенного документа в сообщении. Далее обычным образом получатель вносит свои изменения в документ. В конце работы он должен отправить документ далее по маршруту.
Пример 18.8. Продолжение рассылки документа по маршруту
>Файл>Отправить > Следующий адресат…
Отправить документ «Олег Моховиков»
ОК
Рис. 18.6. Сообщение с рассылкой документа
Что произойдет после этого? Во-первых, сообщение будет отправлено следующему адресату в списке рассылки — Моховикову Олегу. Он сможет прочитать документ с уже внесенными изменениями и внести собственные. Во-вторых, исходный отправитель будет уведомлен о движении документа по списку рассылки, поскольку в диалоговом окне Маршрут (Routing Slip) был установлен флажок Отслеживать состояние (Track Status).
Если все будет в порядке, документ будет продвигаться по списку рассылки до тех пор, пока не будет исчерпан весь список рассылки данного документа. Последнему адресату в маршруте будет предложено вернуть измененный документ инициатору рассылки, и, таким образом, круг замкнется.
Совет
Для ускорения процесса можно отправить документ не поочередно, а всем сразу. В этом случае слияние изменений ложится на плечи отправителя.
Outlook и Excel
С самого начала книги, создавая сообщение, мы задавались целью передачи в качестве тела сообщения не просто текста, а таблицы. Использование средств Excel позволяет с легкостью решить не только проблему вставки таблиц, но и сопутствующих компонент (например, диаграмм Excel).
В качестве примера совместной работы Outlook и Excel рассмотрим отправку сообщения, содержащего таблицу с данными о количестве страниц каждой из частей книги, и диаграмму Excel, графически отображающую процентное соотношение каждой из частей в книге.
Создание сообщения средствами Excel
Как и в случае с Word, создать сообщение можно двумя способами. Но если в Word мы выбрали второй вариант (создание сообщения из Outlook), то сейчас давайте рассмотрим отправку таблицы непосредственно из приложения Excel.
Рис. 18.7. Сообщение Outlook (редактор Microsoft Excel)
Пример 18.9. Создание сообщения средствами Excel
>Файл > Отправить > Сообщение
Включить текущий лист в текст сообщения
Тема := Статистика
Введение := Данное сообщение содержит …
Замечание
В поле Введение (Introduction) пользователь может ввести текстовое сообщение (комментарий), предшествующее таблице.
Как говорилось выше, мы будем рассматривать отправку таблицы, изображенной на рис. 18.10. На данном этапе таблица содержит только текст и не имеет дополнительного форматирования.
Работа с таблицей
Перед отправкой сообщения, содержащего таблицу, ее желательно отформатировать: выделить заголовок, подчеркнуть границы и т. д. Но возможности Outlook позволяют не только форматировать таблицу, но и работать над ее логикой. В примере 18.10 мы добавили еще одну строку — «Итого», содержащую сумму всех страниц в книге, после чего придали таблице соответствующее стилевое оформление.
Совет
Если текст сообщения не помещается в ячейке, ее границы можно раздвинуть. Для этого подведите указатель мыши к стыку с названием или нумерацией ячеек (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите границы колонки или строки на требуемое расстояние.
Пример 18.10. Работа с таблицей Excel
{Редактирование}
А6 := Итого
Вб Автосумма <Enter> {Форматирование}
А1:Вб {Выделить, удерживая нажатой левую кнопку мыши}
> Формат > Автоформат…
[1,1]
ок
Рис. 18.8. Отформатированное сообщение с таблицей Excel
Замечание
Помимо использования автоматического стиля, можно применить дополнительное форматирование, используя кнопки одноименной панели инструментов.
Вставка диаграммы Excel
Следующий шаг, демонстрирующий возможности Excel и использование этого приложения вместе с Outlook, — создание диаграммы, представляющей в наглядном графическом виде данные, находящиеся на рабочем листе.
Пример 18.11. Вставка диаграммы Excel
А2:В5
> Вставка > Диаграмма… Стандартные
Тип Круговая
Вид [1,1]
Далее
Далее
Название диаграммы := Outlook в подлиннике
Подписи данных Доли
Далее
Готово
Рис. 18.9. Построенная диаграмма
Замечание
Если бы мы не выделили перед началом постоения диаграммы диапазон А2 :В6, то могли бы задать его позже, на втором шаге Мастера диаграмм. При этом совершенно не обязательно вручную вводить сложную формулу в поле Диапазон (Data Range). Достаточно выделить нужный диапазон на рабочем листе мышью, при этом диалоговое окно мастера свернется, чтобы не мешать выделению, а формула появится автоматически.
После вставки диаграммы она может перекрывать используемую таблицу. Для того чтобы перенести диаграмму, достаточно ее выделить и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить на требуемое место.
Теперь обратимся непосредственно к самой диаграмме. Все элементы отображаются четко и красиво, за исключением самого круга с данными, кото рый получился очень маленького размера. Для увеличения области построения диаграммы необходимо щелкнуть мышью по невидимому квадрату, в который вписан круг и текстовые пояснения (рис. 18.9). Появится квадратная рамка с маркерами выделения по углам. Зацепите эти маркеры и тащите, растягивая рамку выделения до тех пор, пока круг не примет необходимый вам размер.
Итак, сообщение полностью готово к отправке, осталось внести адрес получателя сообщения и нажать кнопку Отправить лист (Send this Sheet).
Особый интерес представляет то, как наше сообщение отобразится у пользователя, ведь, во-первых, оно преобразовано в HTML-формат, а во-вторых, не у каждого получателя может быть установлен Excel. После отправки и приема сообщений перейдите в папку Входящие (Inbox) и откройте созданное сообщение (рис. 18.10).
Рис. 18.10. Принятое сообщение с таблицей и диаграммой
Во-первых, как вы видите, текст, введенный в поле Введение (Introduction) предшествует таблице и отделен от нее чертой. Во-вторых, формат таблицы сохранен. И наконец, наша гордость — диаграмма полностью совпадает с созданной (формат, данные и т. д.). Единственное, что упущено, это нет подписи, поскольку мы создавали наше сообщение из Excel, а не из Outlook. Исправить этот недостаток можно было, выполнив перед отправкой команду > .Вставка > Подпись > С уважением.
Пример 18.12. Вставка подписи
> Вставка > Подпись > С уважением
Замечание
Вообще говоря, дополнительное редактирование и форматирование сообщений иногда необходимы, если не обязательны. После создания таблицы (с использованием Excel) пользователь всегда может открыть сообщение и отредактировать: вставить подпись или ряд дополнительных замечаний, а также придать фон, добавить рисунок и т. д.
Папка Exchange
Работа с папками Exchange является таким же общим средством для всех приложений Office, как и рассылка по маршруту. Суть данной возможности в размещении активного документа в общих папках сервера Microsoft Exchange. Тем самым пользователь как бы открывает доступ к данному документу всем участникам рабочей группы.
Пример 18.13. Отправка в папку Exchange
> Файл > Отправить > Папка Exchange…
Выберите папку < Общая папка>
ОК
После того как документ размешен в общей папке, каждый из пользователей может его открыть, щелкнув по соответствующей ссылке в окне просмотра информации (рис. 18.11).
Рис. 18.11. Ссылка на документ в общей папке Exchange
Outlook и PowerPoint
Microsoft PowerPoint — это универсальное средство подготовки презентаций. После создания презентации пользователь может демонстрировать ее как на локальном компьютере, так и провести презентацию в сети для всей рабочей группы. Презентация PowerPoint передается в формате HTML и поэтому для ее просмотра участникам необходим только обозреватель Internet Explorer 4.0. Таким образом, презентация может быть проведена как в масштабах компании, так и между членами небольшой группы, находящимися в разных местах. Число участников не ограничено, но если в презентации участвует более 16 слушателей, для ее проведения необходимо использовать специальное серверное приложение Microsoft NetShow Server.
Проблема любой встречи — ее планирование. Разумеется, для проведения конференции, кроме желания докладчика, требуется еще и согласие участников. В случае проведения обычной конференции участие всех действующих лиц подтверждается тем, что они все вместе и примерно в одно время собираются в помещении, назначенном для конференции. Электронную конференцию PowerPoint ведущий презентации может запланировать, как и любую другую встречу, используя Outlook.
Рис. 18.12. Презентация и диалоговое окно Планирование вещания презентации
Пример 18.14. Планирование вещания презентации PowerPoint
> Показ слайдов > Прямое вещание > Настроить и спланировать…
Описание := «Microsoft Outlook 2002 в подлиннике» (рис. 18.12)
Параметры… Настройка вещания (рис. 18.13)
Нет
Режим показа Изменяемый размер
Записать вещание и сохранить по адресу := <общая папка>
ОК
Назначить…
Кому…
Введите или выберите имя: < участники презента-
Обязательный
ОК
Отправить
{ Появится диалоговое окно с уведомлением, что вещание запланированно}
ОК
Рис. 18.13. Диалоговое окно Параметры вещания
Замечание
Переключатели Только звук (Audio only) и Видео и звук (Video and Audio) имеет смысл установить в том случае, если компьютер ведущего презентацию оборудован микрофоном и видеокамерой, а компьютеры участников оборудованы аппаратурой для воспроизведения звукового и видеоряда. В нашем примере мы этого не предполагаем, поэтому установлен флажок Нет (None).
Заполнявшаяся автоматически форма собрания (рис. 18.14) идентична рассмотренным ранее, в главе 2 «Календарь» и главе 10 «Коллективная работа в Outlook».
Замечание
Единственным обязательным условием проведения прямого вещания презентации на широкую аудиторию является наличие подключения компьютера к сети (глобальной или локальной). Дополнительные возможности можно не использовать, если этого не позволяют технические условия.
После согласования времени проведения и состава участников можно переходить непосредственно к самой демонстрации.
Рис. 18.14. Форма собрания
Пример 18.15. Прямое вещание презентации
> Показ слайдов > Прямое вещание > Начать вещание…
При проведении плановой конференции ведущий презентации планирует ее трансляцию с помощью интерфейса планирования встреч в Outlook 2002. В заданное время на экранах компьютеров участников появится окно напоминания о встрече, на котором участник увидит кнопку, после нажатия на которую будет загружена вводная страница презентации (рис. 18.15). Управляет сменой слайдов ведущий презентации. На экранах компьютеров участников слайды демонстрируются точно так же, как в обычном режиме показа слайдов.
Рис. 18.15. Основная страница прямого вещания презентации
Во время демонстрации презентации участники могут проводить частные обсуждения, задавать вопросы ведущему и получать на них ответы по электронной почте через Outlook.
Outlook и Access
Microsoft Access — это универсальная система управления базами данных, а Outlook — универсальная система управления информацией. Исходя из этих определений, естественно предположить, что эти приложения имеют определенные средства для обмена информацией между собой. Но помимо обмена информацией, Outlook, как и Word или Excel, способен создавать сообщения, используя средства Microsoft Access. Только в данном случае эти средства лежат не в области форматирования или редактирования, а в области предоставления данных для их отправки-публикации.
В данном разделе мы рассмотрим пример импорта информации из адресной книги Outlook в базу данных Access, а также создания сообщения, содержащего только что импортированную информацию.
Обмен информацией
Прежде всего откройте Access и создайте базу данных. После чего нашей целью станет создание таблицы, содержащей данные из адресной книги Outlook.
Пример 18.16. Импорт данных из Outlook в Access
> Файл > Внешние данные > Импорт…
Тип файлов Outlook {Автоматически запустится Мастер импорта из Exchange/Outlook }
> Адресные книги > Адресная книга Outlook Contacts
Далее
В новой таблице
Далее
{На этом шаге предлагается определить параметры импортируемых данных выяснить, необходимо ли их вообще импортировать }
Post Office Box
He импортировать
Далее
Далее
Импорт в таблицу := Контакты
Готово
ОК
Рис. 18.16. Таблица Microsoft Access с импортированными данными
После импорта, как и предполагалось, в Access появится новая таблица Контакты, содержащая информацию из адресной книги Outlook. Результат импортирования изображен на рис. 18.16.
Работа с Access Data Page
Рассмотрим следующий пример. Допустим, что один из участников проекта создал базу данных, информация которой интересна, а может быть, и необходима другим участникам команды. Решений для данной задачи несколько, но мы остановимся на варианте отправки сообщения, содержащем Access Data Page. Фактически сообщение содержит просто HTML-страницу с объектом ActiveX, осуществляющим соединение с базой и отображение данных.
Пример 18.17. Создание сообщения с Access Data Page
{В Outlook }
> Действия > Новое сообщение с помощью… > Microsoft Office >Microsoft Access Data Page
{Откроется Access с мастером Новая страница доступа к данным}
Конструктор
Выбор источника данных := < База данных>
Открыть
После проделанных процедур откроется страница с сеткой данных. Итак, прежде всего необходимо разместить информационные поля, которые будут находиться на странице. Для этого перетащите требуемые поля на сетку таблицы и замените ее название, например на Контакты. После чего введите имя получателей сообщения и нажмите кнопку Отправить копию.
Перед отправкой сообщения пользователь может посмотреть, как она будет отображаться у получателя. Для этого выберите команду > Файл > предварительный просмотр web-страницы. Откроется Web-браузер с загруженной страницей, которая точно так же будет отображаться и у получателя сообщения.
Рис. 18.23. Web-страница с данными из Access
Пользуясь кнопками Назад и Далее, можно перемещаться по данным таблицы Контакты. Также при указании соответствующих параметров доступа можно редактировать таблицу (добавлять или удалять записи), организовывать фильтрацию данных и т. д. Но это уже выходит за рамки данной книги.
Резюме
Итак, в данной главе мы рассмотрели возможность совместной работы приложений Office и Outlook. Поистине, работа Outlook вместе с инструментами, предоставляемыми Word, Excel, PowerPoint и Access, позволяет создавать полноценные сообщения и организовывать более комфортабельный обмен информацией и доступ к ней.
- Word. Форматирование сообщения. Использование Word в качестве редактора по умолчанию. Рассылка документа по маршруту.
- Excel. Создание сообщения с таблицей и диаграммой. Размещение документов в общих папках сервера Exchange.
- PowerPoint. Организация собрания по сети для демонстрации презентации.
- Access. Импорт данных из Outlook в Access. Создание сообщения, содержащего Access Data Page.
