Outlook мощное приложение, одним из ключевых моментов работы с которым является настройка приложения и создание конфигураций. Конфигурация представляет собой группу настроек, определяющих характеристики среды Microsoft Outlook, подготовленной для конкретного использования. В данном случае можно провести аналогию между конфигурациями Outlook и сеансами операционной системы Windows. Каждый пользователь Windows (на автономном компьютере или компьютере, подключенном к локальной сети предприятия) имеет свой сеанс работы, в котором настроены параметры рабочего стола, каталог папок и документов, доступных ему и только ему (естественно, при наличии пароля для открытия сеанса). Также в Outlook можно создать несколько конфигураций, использование которых будет зависеть либо от определенного пользователя, либо от среды функционирования (дома, в офисе или в дороге).
В данной главе мы подробно рассмотрим процедуры создания новой конфигурации и добавления информационных служб, а также внутреннюю архитектуру Outlook.
Новая конфигурация
Outlook является клиентским приложением для доступа к средствам электронной почты и коллективного планирования. Поскольку в настоящее время существует множество серверных приложений электронной почты и коллективного планирования (например, Microsoft Exchange Server, Lotus Notes и т. д.), было бы весьма удобно, чтобы Outlook можно было использовать для работы с любым из них. Кроме того, и в отсутствие упомянутых выше серверных приложений (например, на домашнем компьютере) Outlook можно использовать в качестве клиента электронной почты, средства отправки и получения факсов или средства планирования личной деятельности. При этом во всех перечисленных случаях функциональные возможности Outlook остаются примерно одинаковыми. Это происходит за счет того, что большинство операций выполняет не сам Outlook, а специализированные информационные службы (service providers). Например, Outlook не может самостоятельно отпра вить или получить сообщение, но при этом Outlook «знает», к какой информационной службе нужно обратиться для выполнения этой задачи. Или Outlook не может отправить факс, но знает, что можно обратиться к информационной службе Microsoft Fax, которая выполнит поставленную задачу. То же самое относится и к большинству других операций.
В Outlook можно выделить три основных типа информационных служб:
- Службы доступа к хранилищам сообщений (message store providers) обеспечивают создание, сохранение, загрузку, удаление и поиск сообщений и папок (например, служба Личные папки).
- Службы доставки сообщений (transport providers) поддерживают процесс отправки и получения сообщений (например, служба Электронная почта Интернета).
- Службы доступа к адресным книгам (address book providers) обеспечивают создание, сохранение, загрузку, удаление и поиск элементов в адресных книгах (например, служба Личная адресная книга).
Замечание
Представленное выше деление служб на типы является логическим, а не физическим. Например, служба Microsoft Exchange Server содержит компоненты всех перечисленных выше типов.
Чтобы получить возможность использования средств какой-либо информационной службы в Outlook, эту службу необходимо добавить в одну из конфигураций (profile). Набор информационных служб, используемых в сеансе работы с Outlook, неограничен и определяется в основном задачами, решаемыми пользователем. Однако важно отметить, что для полноценной работы необходимо, чтобы в каждой конфигурации присутствовала, по крайней мере, одна информационная служба каждого из перечисленных выше типов.
Каждая конфигурация содержит список используемых информационных служб, информацию о порядке доставки сообщений различными почтовыми службами и о порядке доступа к адресным книгам. При работе с Outlook можно использовать несколько конфигураций, создавая тем самым несколько сценариев работы.
При первом запуске мастер Outlook автоматически создает конфигурацию с именем Outlook и включает туда информационные службы, которые указывает пользователь, отвечая на диалоговые окна мастера первого запуска (см. раздел «Установка и запуск Outlook»).
Например, если в конфигурацию включена служба доставки сообщений, но отсутствует служба доступа к хранилищу сообщений, получить или отправить сообщение все равно будет невозможно, поскольку Outlook не сможет его сохранить.
Итак, до настоящего момента мы фактически рассматривали работу с единственной конфигурацией, созданной Outlook no умолчанию. Настало время перейти к созданию собственной конфигурации. Создать конфигурацию можно либо скопировав уже существующую, переименовав ее и изменив согласно своим запросам, либо создав абсолютно новую. Именно этот вариант мы и рассмотрим.
Пример 15.1. Создание конфигурации
{ Закройте Outlook и перейдите на рабочий стол Windows}
Пуск > Настройка > Панель управления
Почта
Показать (рис. 15.1)
Добавить…
Имя конфигурации := Usarov
ОК
{Появится Мастер учетных записей}
Закрыть
ОК
Запрашивать конфигурацию
Применить
После выполненной программы на вкладке Общие (General) диалогового окна Почта (Mail) отобразится новая конфигурация. Мы намеренно отказались от выполнения дальнейших шагов в создании новой конфигурации, чтобы отдельно рассмотреть добавление учетных записей информационных служб.
Единственное, что хочется прокомментировать, это установку переключателя запрашивать конфигурацию (Prompt for a profile to be used). Данная возможность позволит при очередном запуске Outlook выбрать, какая из конфигураций будет использоваться в данный момент. Такой вариант очень удобен в случае работы нескольких пользователей на одном компьютере, особенно если их конфигурации имеют пароль.
Если установить переключатель использовать конфигурацию (Always use this profile), то при запуске Outlook будет загружать указанную в списке конфигурацию. Этот вариант удобен, если существует конфигурация, употребляемая чаще, чем другие. Как правило, это конфигурация, общая для всех пользователей и не имеющая пароля.
Рис. 15.1. Диалоговые окна Почта и Новая конфигурация
Информационные службы
Итак, фактически конфигурация создана, но пока она не имеет информационных служб, благодаря которым и ведется работа в Outlook.
Информационная служба — это сервисы, которые предоставляют свои услуги Outlook. Конкретной реализацией информационной службы является учетная запись, которая как раз и хранит в себе тип информационной службы и соответствующие данной службе конкретные настройки.
В табл. 15.1 приведены основные информационные службы, поддерживаемые Outlook.
| Наименование | Описание |
| Личные папки (File Storage) | Служба, позволяющая хранить информацию пользователя от заметок до электронных сообщений. Хранит данные в файле личных папок (.PST) |
| Exchange Server | Полностью реализует возможности Outlook: поддержка глобальной адресной книги, универсальный почтовый транспорт, централизованная система хранения сообщений. Кроме этого, использование данной службы дает расширенные возможности в работе с электронной почтой и средствами группового планирования. Работа с Microsoft Exchange была подробно рассмотрена в разделе «Outlook Microsoft Exchange Server». |
| Электронная почта Интернета | Данная информационная служба была подробно описана в главе 9 «Электронная почта». Недостатком ее по сравнению с Exchange Server является работа только с электронной почтой и менее широкие возможности ее обработки |
| HTTP | Информационная служба, позволяющая через http-протокол осуществлять доступ к почтовому ящику Hotmail (см. раздел «Работа с Hotmail») |
| Адресные книги | Позволяют создавать и хранить информацию о контактах и списках рассылки. Подробно см. раздел «Контакты» |
| Каталог LDAP | Эта служба обеспечивает быстрый доступ к каталогам в Интернете, включая возможности поиска, проверки имен и полную поддержку конфигураций с несколькими учетными записями. В протоколе LDAP имеется встроенная поддержка основных общих каталогов Интернета |
| Дополнительные информационные службы | Данные службы не поддерживают централизованной системы хранения сообщений, т. е. все сообщения будут храниться в Личных папках. Службы предоставляют лишь транспорт для доставки сообщений. Примерами подобных служб являются Microsoft Fax, Lotus cc:Mail и др. |
Таблица 15.1. Информационные службы
После того как новая конфигурация создана, можно добавлять учетные записи информационных служб.
Пример 15.2. Добавление учетной записи в конфигурацию
{ В диалоговом окне Почта}
Конфигурации <Новая конфигурация>
Свойства… (рис. 15.2)
Учетные записи…
Информационная служба Microsoft Exchange Server включена в комплект поставки Microsoft Outlook, но для доступа к Microsoft Exchange Server необходимо наличие клиентской лицензии, которую выдает администратор сети.
Рис. 15.2. Диалоговое окно Настройка почты — Usarov
Дальнейшие процедуры добавления учетных записей для каждой из существующих информационных служб были рассмотрены выше и затруднений не вызывают.
Файл личных папок
Здесь нужно заметить, что загадочной службы личных папок, в которой хранится вся информация, нет в списке информационных службы диалогового окна Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts), и пока не совсем ясно, где же Outlook будет размещать будущие данные.
Создание файла личных папок
Настала пора открыть небольшой секрет. Когда мы создавали новую конфигурацию, Outlook автоматически создал и добавил в нее информационную службу личных папок, поскольку существование конфигурации без информационного хранилища просто невозможно.
Но это не отменяет тот факт, что пользователь может добавить в конфигурацию дополнительную учетную запись данной информационной службы, например для логически разрозненной информации.
Пример 15.3. Создание файла личных папок
{ В окне Outlook}
> Файл > Создать > Файл данных Outlook…
Тип хранилища Файл личных папок
ок
Имя файла := < Имя файла>
ОК
ОК
После этого в списке папок появится новый корень, т. е. новый файл хранения данных, с которым вы можете работать как с личной папкой. Пользователь может создавать сколько угодно файлов данных. Например, на рис. 15.3 в списке папок изображено три личных папки.
Рис. 15.3. Личные папки Outlook
Помимо этого, пользователь может открывать личные папки других пользователей для получения той или иной информации (естественно, если он знает пароль).
Пример 15.4. Открытие файла личных папок
> Файл > Открыть > Файл данных Outlook…
Имя файла := < Имя файла>
ОК
Свойства файла личных папок
Для изменения параметров информационной службы личные папки в диалоговом окне Почта необходимо выделить конфигурацию и нажать кнопку Свойства (Properties), после чего в диалоговом окне Настройка почты (Mail Setup) нажать кнопку Файлы данных (Data Files).
Пример 15.5. Изменение свойств личных папок
{ В диалоговом окне Настройка почты}
Файлы данных… (рис. 15.4}
Имя < файл личных папок>
Параметры..
Имя := < Имя папки, отображаемое в списке папок Outlook >
Сменить пароль
Новый пароль := < пароль> Подтверждение := < тот же пароль>
ОК
Заметки := < Краткое описание содержащейся в файле информации>
ОК
Рис. 15.4. Диалоговое окно Файлы данных Outlook — Usarov
Несколько комментариев к свойствам личных папок.
- Установка пароля позволяет скрыть ваши данные от других пользователей Outlook. Таким образом, при следующем запуске Outlook пользователь, не знающий пароля к данному файлу, не сможет открыть вашу папку, а следовательно, загрузить конфигурацию.
- Нажатие кнопки Сжать (Compact Now) позволяет сжать информацию, хранящуюся в данной папке, что существенно уменьшает ее объем.
Рис. 15.5. Диалоговое окно Личные папки
Если в использовании некоторого файла личных папок уже нет необходимости, его можно удалить из конфигурации, нажав кнопку Удалить (Delete). Нажатие кнопки Добавить (Add) вызовет появление уже рассмотренного диалогового окна, в котором можно создать новый файл данных.
Запуск Outlook
Чтобы информационные службы и дополнительные параметры вступили в силу, необходимо перезапустить Outlook. Для этого нужно выйти из Outlook, но в данном режиме завершение работы с Outlook — это нечто большее, чем простое закрытие приложения. Для корректного закрытия Outlook и всех установленных каналов связи с информационными службами выберите команду > Файл > Выход и завершение сеанса.
При очередном запуске Outlook появится ожидаемое нами диалоговое окно Выбор конфигурации (Choose Profile) (рис. 15.6).
В раскрывающемся списке Имя конфигурации (Profile) пользователь может выбрать любую из имеющихся конфигураций. Если его не устраивает ни одна из них, он может нажать кнопку Создать (New). Откроется диалоговое окно Новая конфигурация (см. рис. 15.1).
Рис. 15.6. Диалоговое окно Выбор конфигурации
Нажатие кнопки Параметры >>, находящейся в диалоговом окне Выбор конфигурации, приведет к появлению дополнительной панели, где можно установить флажок: Использовать выделенную конфигурацию по умолчанию (Use this profile by default).
После нажатия кнопки ОК появится диалоговое окно Пароль к личным папкам (Logon), требующее ввести пароль доступа к файлу личных папок (рис. 15.7). Введите правильный пароль и нажмите кнопку OK, Outlook начнет свою работу.
Рис. 15.7. Диалоговое окно Пароль к личным папкам
Замечание
При вводе пароля убедитесь в правильной раскладке клавиатуры. Иногда пользователь готов биться головой о стену и ломать клавиатуру, только из-за того, что он забыл сменить значок Ru на En.
Резюме
В данной главе была рассмотрена внутренняя архитектура работы Outlook, a точнее архитектура работы Outlook с информационными службами. Кроме того, мы говорили про:
- Создание конфигурации. Понятие конфигурации, создание и удаление.
- Информационные службы. Понятие информационных служб и их добавление в конфигурации.
- Файл личных папок. Создание файла данных и его открытие, установка пароля.
- Запуск Outlook. Выбор конфигурации из списка имеющихся, ввод пароля.
