Контакты

Контакты

Личная и деловая деятельность человека практически не возможна без общения с людьми. Для хранения информации об этих людях используются всевозможные записные книжки, как электронные, так и бумажные. Не будем рассказывать об их преимуществах или недостатках, скажем лишь, что использование средств Outlook упростит в десятки раз все процедуры, связанные с вашей коммуникационной деятельностью, такой как отправка писем, телефонные звонки, назначение задач, организация собраний и т. п.

Аналогом записной книжки в Outlook является папка Контакты (Contacts), служащая хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь.

В папке Контакты могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например сведения о дне рождения или годовщине какого-либо события. Вообще говоря, элемент Контакт может содержать более ста стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

В этой главе рассказывается о создании контактов и групп рассылки, об использовании информации контакта для автонабора телефонного номера, а также о представлении контактов и многом другом.

Новый контакт

В этом разделе описываются процедуры создания и редактирования контакта. Чтобы не ходить далеко за примером, продемонстрируем создание контакта для автора данной книги.

Создание контакта

При открытии папки Контакты в окне Outlook появляется представление Адресные карточки (Address Cards), изображенное на рис. 4.1. В случае первого открытия Outlook папка Контакты может не содержать элементов, поэтому область отображения будет пустой.

Рис. 4.1. Представление Адресные карточки папки Контакты

Рис. 4.2. Форма Контакт

Замечание

Строка состояния в нижней части окна показывает общее число элементов в выбранной папке.

Для создания контакта нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов или дважды щелкните по пустому месту в окне просмотра информации. Появится форма Контакт (Contact), изображенная на рис. 4.2.

Ввод общей информации о контакте

По умолчанию форма Контакт отображается с открытой вкладкой Общие (General), которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте:

• имя контакта;
• телефоны;
• адрес;
• электронная почта и WWW-адрес;
• описание.

Ввод имени контакта

Ввод полного имени осуществляется’следующим способом. Вы можете просто ввести имя в поле Полное имя (Full Name). Но заметьте, что если вы вводите Усаров Георгий ЕФИМОВИЧ, поле Хранить как (File As) отображает это имя как ЕФИМОВИЧ, Усаров Георгий, что, собственно говоря, не совсем корректно (значение именно этого поля будет впоследствии использоваться для индексации информации о контакте). Однако, если ввести Георгий

Ефимович Усаров, ТО ИМЯ будет отображаться Как Усаров, Георгий Ефимович. Это происходит из-за работы Outlook, рассматривающей введенное имя как состоящие из трех частей — имени, отчества и фамилии — для последующей перестройки в поле Хранить как (File As).

В случае простого указания русских имен, конечно, можно обойтись и вводом с клавиатуры, но как быть в ситуации ввода сложных русских (Проф. Попов Максим Олегович) или иностранных имен (Sir Elton John)? Как Outlook определит, где имя, а где фамилия? В этом случае можно воспользоваться вторым универсальным способом ввода имени.

Пример 4.1. Ввод полного имени контакта

Полное имя… (рис. 4.3)

Имя := Георгий

Отчество := Ефимович

Фамилия := Усаров

ОК

Рис. 4.3. Диалоговое окно Проверка полного имени

Замечание

Если установлен флажок Показывать вновь, если имя неполное или непонятное (Show this again when is incomplete or unclear), то при создании нового контакта и ввода его имени, после сохранения и закрытия элемента будет автоматичеки появляться окно проверки, требующее подтверждения правильности вводимых данных.

Следующие поля Должность (Job Title) и Организация (Company).

Пример 4.2. Ввод должности и организации

Должность:= Писатель

Организация := Издательство BHV

Если существует несколько контактов из одной и той же организации, то после заполнения формы для одного контакта последующие можно создавать по шаблону первого. Таким образом достигается однозначность в названии организации для разных контактов. Выделите контакт, принадлежащий данной организации, и выберите команду > действия > создать контакт в той же организации.

Следующее поле Хранить как предназначено для выбора или создания имени, под которым будет храниться контакт. Информация этого поля необходима для систематизации сведений о контактах. Как правило, значением этого поля является Ф. И. О. контакта, но можно указать уменьшительное имя или прозвище. Выберем первый вариант из раскрывающегося списка — Усаров, Георгий Ефимович.

Установить порядок ввода и хранения новых имен по умолчанию можно в диалоговом окне Параметры контактов (Contact Options), показанном ниже (рис. 4.4).

Пример 4.3. Настройка параметров по умолчанию

> Сервис >Параметры Настройки

Параметры контактов…

По полному имени Имя (Отчество) Фамилия

Как хранить Фамилия, Имя

ОК

ок

Рис. 4.4. Диалоговое окно Параметры контактов

Ввод телефонного номера и адреса контакта

Следующая область общей информации о контакте — телефоны. По умолчанию форма Контакт отображает четыре основных вида телефонных номеров: Рабочий (Business), Домашний (Ноте), Факс рабочий (Business Fax) и Сотовый (Mobile).

Номер телефона можно вводить в любом удобном для вас стиле: с пробелами, слитно или через дефис. Outlook игнорирует эти символы. Для ввода сложных телефонов, например для иностранного контакта, можно воспользоваться диалоговым окном Проверка номера телефона (Check Phone Number).

Пример 4.4. Ввод номера телефона

Рабочий (рис. 4.5)

Страна Россия

Код города := 812 {Санкт-Петербург}

Номер телефона := 295-31-15

ОК

Рис. 4.5. Диалоговое окно Проверка номера телефона

Как уже говорилось, по умолчанию Outlook отображает только четыре типа телефонных номеров, но на самом деле он может хранить информацию о девятнадцати номерах телефонов контакта. Например, вы хотите ввести информацию о номере пейджера, в этом случае щелкните по любой из кнопок со стрелкой слева от поля и выберите в раскрывающемся списке элемент Пейджер (Pager). После этого появится одноименное поле, в которое нужно ввести телефон пейджинговой компании и номер абонента.

Замечание

Заметьте, что информация ранее отображаемого поля не удалена, а лишь недоступна для просмотра. Для того чтобы посмотреть эту информацию, необходимо выбрать соответствующее поле из раскрывающегося списка. Поля, уже имеющие информацию, помечаются галочкой.

Следующее часто употребляемое поле — Адрес (Address). Здесь, как и в случае с типами телефонных номеров, можно аналогичным способом выбрать домашний, рабочий или другой адрес. Для заполнения же самого адреса лучше воспользоваться диалоговым окном Проверка адреса (Check Address).

Пример 4.5. Ввод адреса

Домашний

Адрес… (рис. 4.6)

Улица := Новоизмайловский проспект д.32/1 кв.85

Город := Санкт-Петербург

Индекс := 198332

Страна Россия

ОК

Рис. 4.6. Диалоговое окно Проверка адреса

Ввод адреса электронной почты, Web-страницы и IМ-адреса

По умолчанию для каждого контакта хранится информация о трех адресах электронной почты (e-mail address): Эл. почта (E-mail), Эл. почта 2 (E-mail 2), Эл. почта 3 (E-mail 3), одной WWW-странице в Интернете и одном адресе Internet Mail.

Пример 4.6. Ввод адреса электронной почты и Web-страницы

Эл.почта := pupkin@mail.ru

Web-страница:= https://www.pupkin.narod.ru/

IM-адрес:= pupkin@hotmail.com

После ввода адреса электронной почты в поле Краткое имя (Display as) появится строка, которая будет отображаться в поле Кому (То) при составлении электронных писем данному контакту (см. главу 9 «Электронная почта»). По умолчанию это поле заполняется полным именем контакта и адресом электронной ПОЧТЫ В скобках, например Георгий Ефимович Усаров (usarov@mail.ru).

Можно изменить столь длинное имя на более короткое, например: Усаров Г. Е. Если контакт имеет более одного электронного адреса, то при нажатии на кнопку Эл. адрес и выбрав Эл. адрес 2 откроется поле для ввода дополнительного электронного адреса. Кнопка Выбор имени (Select Name) вызывает появление адресной книги, работа с которой будет рассмотренна чуть ниже.

После ввода адреса Web-страницы этот текст автоматически преобразуется в гиперссылку, щелчок по которой запустит обозреватель Интернета (например. Microsoft Internet Explorer) для того, чтобы вы могли посмотреть данную страницу. И наконец, поле Ш (Internet Mail). Это поле служит для ввода адреса IM, о котором более подробно будет рассказано в главе 11 «Работа в Интернете».

Описание

Последние четыре поля вкладки Общие (General) формы Outlook нам уже знакомы: Описание (Notes), Контакты (Contacts), Категории (Category), Частное (Private). Их смысл не меняется в контексте данной главы, поэтому заполнение их значений не вызовет у вас особых затруднений (см. раздел «Календарь» и раздел «Задачи»).

Иногда полезно вкладывать в поле Описание файл с отсканированной фотографией контакта. Рассмотрим такое общее средство Outlook, как вставка объекта.

Рис. 4.7. Вкладка Общие формы Контакт

Пример 4.7. Вставка объекта

Описание контакта

>Вставка > Объект

Создать из файла

Файл := < Адрес файла >

ОК

На рис. 4.7 показан окончательный вариант заполнения вкладки Общие формы Контакт.

После заполнения формы необходимо ее сохранить. Для этого нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Если вы хотите после закрытия одного контакта создать новый, то нажмите кнопку Сохранить и создать (Save and New).

4.1.3. Ввод дополнительной информации

Кроме вкладки Общие, в форму Контакт входят еще четыре вкладки: Подробности (Details), Действия (Activities), Сертификаты (Certificates), Все поля (All Fields). В этом разделе рассматриваются общие принципы работы с полями перечисленных вкладок.

Вкладка Подробности

На вкладке Подробности существует четыре области с полями, дополняющими общую информацию о контакте.

• Деловые подробности. Здесь можно ввести дополнительную информацию об отделе и комнате, в которой работает контакт, о его руководителе и помощнике.
• Личные подробности. Вносится информация о дне рождения контакта, его семейном положении и псевдониме (или прозвище).
• Оперативные настройки NetMeeting. Сюда вводятся имя ILS-сервера и почтовое имя данного контакта, если он зарегистрирован службой NetMeeting.
• Сведения о занятости в Интернете. Дается адрес Web-страницы, на которой размещены сведения о занятости контакта.

На рис. 4.8 показана вкладка Подробности формы Контакт.

Рис. 4.8. Вкладка Подробности формы Контакт

Вкладка Действия

На вкладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, контакты, сообщения и т. д.). Например, в предыдущих двух главах мы связывали встречи и задачи с контактом Екатерина Кондукова.

На рис. 4.9 показана вкладка Действия для контакта Екатерина Кондукова.

По умолчанию Outlook показывает все действия, связанные с контактом, но вы можете выбрать определенные, интересующие вас на данный момент, посредством раскрывающегося списка Показать (Show).

Замечание

Двойной щелчок мышью по любому элементу в информационном окне вкладки Действия откроет форму этого элемента для редактирования.

Рис. 4.9. Вкладка Действия формы Контакт

Вкладка Сертификаты

Вкладка Сертификаты (рис. 4.10) служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Подробно о сертификатах и цифровых подписях будет рассказано в разделе 9.3.4 «Безопасность».

Рис. 4.10. Вкладка Сертификаты формы Контакт

Вкладка Все поля

И наконец, последняя вкладка Все поля дает возможность пользователю ввести и просматривать информацию, не отображаемую как отдельные поля на вкладках формы Контакт. В приведенном ниже примере вносится информация об увлечениях контакта.

Пример 4.8. Ввод дополнительной информации

Группы полей для выбора Все поля контакта (рис. 4.11)

Имя Увлечения

Значение := Баскетбол, шахматы

Рис. 4.11. Вкладка Все поля формы Контакт

Если вы хотите внести информацию о контакте, для которой не существует стандартного поля, можно создать его специально. Например, Outlook не имеет полей для метрических характеристик контакта (вес, рост и т. д.).

Пример 4.9. Создание поля

Создать… (рис. 4.12)

Имя := Вес

Тип Целое число

Формат 234

ОК

Рис. 4.12. Диалоговое окно Новое поле

Создавая новое поле, пользователь обязан определить его имя, тип и формат.

• Имя (Name). Задает уникальное имя нового поля, т. е. в случае, если пользователь ввоит имя уже существующего поля, выдается соответствующее предупреждение, предлагающее сменить название.
• Тип (Туре). Данный раскрывающийся список определяет тип хранимых данных. Если пользователь определил целочисленный тип данных, то будет невозможным ввод текстовой информации или вещественных значений.
• Формат (Format). Данный раскрывающийся список показывает (в зависимости от выбранного типа) формат отображения данных. Так, например, для целочисленного типа, помимо стандартного формата, можно использовать компьютерный (640К, 2.4 M).

Список рассылки

Очень часто в деловой практике требуется выполнить одну и ту же процедуру для нескольких контактов. Например, отправить факс с ценами всему списку клиентов, отправить сообщение или приглашение на собрание всем участникам проекта. Конечно же можно потратить время на выполнение этих операций для каждого контакта в отдельности, но Outlook предоставляет возможность объединения подобных контактов в специальные списки рассыпки (Distribution List), посредством которых многочисленные однотипные операции превращаются в одну.

Если продолжить рассмотрение нашего примера, то писателю тоже необходим подобный список рассылки, поскольку материал книги нужно отправлять как главному редактору, так и техническому.

Пример 4.10. Создание списка рассылки

> Действия > Создать список рассылки

Члены

Имя := BHV (рис. 4.13)

Выберите членов…

Имя <Контакт> Члены ->

Имя <Контакт> Члены ->

ОК

Заметки

Текст заметки := Редакция «BHV»

Сохранить и закрыть

Рис. 4.13. Форма Список рассылки

Если вы создаете группу, но какого-либо из контактов в списке Выберите членов (Select Members) нет, вы можете, не выходя из формы Список рассылки (Distribution List), добавить новый контакт.

Пример 4.11. Добавление нового члена в список рассылки

{В форме Список рассылки}

Добавить… (рис. 4.14)

Краткое имя := Анна Кузьмина

E-mail address := kuzmina@bhv.ru

Добавить контакт

OK

Рис. 4.14. Диалоговое окно Добавление новой записи

Если требуется удалить контакт из списка рассылки, то выделите его и щелкните по кнопке Удалить (Delete).

Замечание

Если после создания списка рассылки некоторые параметры члена данного списка изменились (фамилия или адрес электронной почты), то для внесения подобных изменений достаточно нажать кнопку Обновить (Update Now). Отметим только, что в представлениях Outlook список рассылки выделяется жирным цветом.

Работа с контактами

Кроме возможности хранения информации о человеке, с которым поддерживается связь, папка Контакты предоставляет возможность эту самую связь реализовывать. Outlook позволяет соотносить с контактом следующие действия:

• Новое письмо (New Letter). Используется для составления обычного письма контакту. При выполнении этого действия запускается Мастер писем приложения Microsoft Word. Некоторые поля этого мастера будут автоматически заполнены, поскольку информация об отправителе и получателе известна.
• Создать сообщение контакту (New Message). Используется для отправки контакту сообщения по электронной почте (см. раздел 9.4 «Новое сообщение»).
• Новый запрос о собрании (New Meeting Request). Используется для сбора информации и оповещения контакта о предстоящем собрании (см. раздел 10.1 «Планирование собраний»).
• Назначить встречу контакту (New Appointment). Используется для назначения встречи контакту.
• Создать задачу для контакта (New Task). Используется для назначения задачи контакту (сл1. раздел 10.2 «Назначение задач»).
• Создать запись в журнале контактов (New Journal Entry). Используется для создания хронологической справки о работе с контактом (см. главу 6 «Дневник»).
• Связь (Link). Используется для связывания с контактом файла или элемента Outlook. Последнее действие равносильно нажатию кнопки Контакты в форме элемента и выбору их из списка (см. раздел 2.2.2 «Новая встреча «).
• Позвонить контакту (Call). Используется для автоматического набора телефонного номера контакта.
• Вызов с помощью Net Meeting (Call using Net Meeting). Данное действие запустит приложение Microsoft NetMeeting и начнет устанавливать связь с сервером каталогов, который был указан на вкладке Подробности формы Контакт (см. разды 11.5 «Net Meeting»).
• Отметить к исполнению (Follow Up). Используется для оповещения о запланированном для контакта действии (см. раздел 4.3.1 «Отметить к исполнению «).
• Отобразить схему адреса (Display Map of Address). Используется для отображения схемы адреса. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с ссылкой на страничку Microsoft Office, где расположена соответствующая карта местности.
• Просмотреть Web-страницу (Explore Web page). Используется для просмотра Web-страницы контакта. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с загружаемой страницей пользователя.
• Переслать как vCard (Forward as vCard). Переслать контакт, как визитную карточку. Данный формат будет использоваться, если вы захотите переслать кому-либо информацию элемента Контакт (см. раздел 12.1 «Основные принципы работы с новостями»).

Указанные возможности доступны из меню Действия формы «Контакт. В данной главе рассмотрим работу с контактом на примере действий Отметить к исполнению (Follow Up), Позвонить контакту (Call) и Новое письмо (New Letter). Остальные действия были рассмотрены выше.

Отметить к исполнению

Как было сказано выше, эта команда используется для оповещения пользователя о запланированном действии для контакта. Например, писателю необходимо до 26 июля 2001 года отправить сообщение редактору о результатах работы.

Пример 4.12. Создание отметки к исполнению

{Выделите контакт}

> Действия > К исполнению…(рис. 4.15)

Отметка Отправить сообщение

Срок := 26.07.2001

ОК

Рис. 4.15. Диалоговое окно Отметка к исполнению

После создания отметки в форме Контакт появится специальная информационная полоска с предупреждением о выполнении действия до определенного срока.

После того как задача будет выполнена, -нужно указать, что она завершена, установив флажок Завершена (Completed) или щелкнув кнопку Удалить (Clear Flag).

Позвонить контакту

Это действие выполняет автоматический набор телефоннрго номера контакта (естественно, при условии, что на компьютере установлен соответствующим образом настроенный модем).

Пример 4.13. Автонабор телефонного номера контакта

{Выделите контакт}

> Действия > Позвонить контакту > Рабочий (рис. 4.16)

Позвонить

{Разговор}

Конец связи

Закрыть

Рис. 4.16. Диалоговое окно Новый звонок

Состояния соединения (набор номера, нет связи, разрыв связи и т. д.) отображаются на панели Состояние (Call Status) под телефонным номером. Флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create new Journal Entry when starting new call) обязывает Outlook создавать элемент папки Дневник (Journal), тем самым позволяя отслеживать длительность разговора и ряд других параметров. Подробно о работе с папкой Дневник будет рассказано в главе 6 «Дневник».

Для диагностики соединения и проверки правильности настроек модема нажмите кнопку Параметры соединения (Dialing Options). В открывшемся диалоговом окне Параметры соединения можно посмотреть свойства соединения и телефонной линии. Кроме того, в этом диалоговом окне можно указать номера быстрого набора (рис. 4.17).

Под быстрым набором (рис. 4.18) подразумевается установление связи, минуя выделение контакта.

Пример 4.14. Быстрый набор телефонного номера

> Действия > Позвонить контакту > Быстрый набор > <Телефон>

Рис. 4.17. Диалоговое окно Параметры соединения

Рис. 4.18. Список Быстрый набор

Замечание

Кроме звонков уже зарегистрированным контактам, вы можете осуществлять звонки на новый номер. Для этого выберите команду > Действия > Позвонить контакту > Новый звонок или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<D>.

Новое письмо

Помимо электронной почты существует — и вряд ли когда-нибудь отомрет — классическая бумажная. Outlook может быть полезен для создания письма адресату, сведения о котором есть в папке Контакты. Чтобы создать письмо, Outlook обращается к Мастеру писем Microsoft Word.

Ниже я рассмотрю создание нового письма на примере служебного сообщения от писателя (Усаров Г. Е.) главному редактору издательства (Кондукова Е. В.).

Пример 4.15. Создание нового письма

{В папке Контакты выделите контакт адресата}

> Действия > Новое письмо

Строка даты

Стиль письма Обычный

Далее (рис. 4.19)

Приветствие деловое

Далее

Пометки служебное

Тема Тема: Outlook в подлиннике

Далее (рис. 4.20)

Адресная книга

Имя Георгий Ефимович Усаров

ОК

Заключение С уважением

Готово

Небольшое пояснение к шагам данного мастера. На первом шаге определяется стиль письма и параметры даты. На втором шаге проявляется мощь совместного использования продуктов пакета Microsoft Office (рис. 4.19). Мастер писем Word взял данные для заполнения из базы контактов Outlook (имя получателя и адрес). На третьем шаге задаются дополнительные параметры письма (тема, пометка и т. д.). И наконец, на четвертом шаге, воспользовавшись диалоговым окном Выбор имени (Select Name), показанным на рис. 4.20 пользователь задает данные отправителя письма, опять же беря их из базы контактов Outlook. Заметьте также, что в поле Образец автоматически появляется текст заключительной части письма. Удобно, не правда ли?

Рис. 4.19. Диалоговое окно Мастер писем — шаг 2 из 4

Рис. 4.20. Диалоговое окно Мастер писем — шаг 4 из 4

После того как все параметры заданы, Мастер писем генерирует по ним письмо, в которое остается лишь ввести текст сообщения вместо заглушки Ввелите текст (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Созданное письмо

Замечание

Word может быть полезен не только для оформления традиционного письма. Помимо этого, Word может являться редактором электронных сообщений, отправляемых Outlook. Подробно о совместной работе Word и Outlook, а также о совместной работе Outlook с другими приложениями, входящими в пакет Microsoft Office XP, будет рассказано в главе 18 «Outlook и Office».

Представления папки Контакты

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений. В табл. 4.1 приведено их краткое описание.

Представление	Отображаемые элементы и поля
Адресные карточки (Address Cards)	Содержит все контакты с краткой информацией о каждом (почтовый адрес, телефоны, электронный адрес). Данное представление отображает информацию о контакте в виде визитной карточки. Справа в окне представления находится панель алфавитного поиска, посредством которой можно быстро перемещаться по элементам папки
Подробные адресные карточки (Details Address Cards)	Данное представление аналогично предыдущему, за ис- ключением того, что элементы отображаются с более пол- ной информацией
Список телефонов (Phone List)	Табличное представление всех контактов. Отображает все элементы и следующие поля: Вложение, Отметка, Имя, Организация, Хранить как и Телефоны
По категориям (By Categories)	Стандартное представление элементов, сгруппированных по категориям
По организациям (By Company)	Стандартное представление элементов, сгруппированных по организациям
По местоположению (By Location)	Стандартное представление элементов, сгруппированных по местоположению
По отметке «К исполнению»(By Follow-Up Flag)	Стандартное представление элементов, сгруппированных по отметке исполнения

Таблица 4.1. Стандартные представления папки Контакты

Давайте рассмотрим представления Подробные адресные карточки и По отметке «К исполнению». В первом представлении контакты сортируются в алфавитном порядке, причем если присутствуют англоязычные контакты, то они отображаются вначале. Для удобства перемещения и поиска контактов, в случае наличия англоязычных элементов, можно добавить алфавитную панель на английском языке. Для этого подведите указатель к кнопке внизу алфавитной панели и, щелкнув по ней, установите флажок Западноевропейский (Western).

Совет

Обратите внимание, что на панели инструментов Стандартная (во всех папках) присутствует поле Найти контакт (Find Contact). Если вы введете имя контакта или хотя бы его начало, Outlook откроет (если, конечно же, найдет) соответствующую форму.

Если информация элемента не полностью отображается в карточке — можно изменить ее ширину, передвинув разделительную линию на требуемое расстояние. Вы также можете изменить ширину карточки и другие параметры, установленные по умолчанию, воспользовавшись диалоговым окном Формат карточного представления (рис. 4.22).

Пример 4.16. Изменение параметров представления

{В представлении Адресные карточки}

Другие настройки

Разрешить правку в ячейках

Ширина карточки := 50

ОК

Рис. 4.22. Диалоговое окно Формат карточного представления

Рис. 4.23. Представление По отметке «К исполнению» папки Контакты

Установив флажок разрешить правку в ячейках (Allow in-cell editing), можно редактировать поля карточки, не открывая форму контакта, что очень удобно при незначительных изменениях.

Переходя к представлению По отметке «К исполнению» (рис. 4.23), отметим, что если контакту сопоставлена отметка о запланированном действии, то в поле Отметка (Flag Status) отображается красный флажок. В этом представлении можно изменить значение данного поля на Завершено (Completed) или вообще удалить отметку. При просроченных отметках контакт выделяется красным цветом.

Адресные книги

Помимо папки Контакты Outlook предоставляет еще три дополнительных сервиса для работы с контактной информацией: Глобальная адресная книга (Global Address List), Личная адресная книга (Personal Address Book) и Служба каталогов Интернета (LDAP).

Работа с адресными книгами

Outlook может использовать несколько источников информации об адресах для создания сообщений электронной почты и других возможных действий. Обычно подобная информация сосредоточена в папках типа Контакты, на основе которых создаются адресные книги Outlook (Outlook Address Book).

Как правило, во всех ситуациях, требующих выбора корреспондента, появляется модификация диалогового окна Адресная книга (рис. 4.24). Например, при задании адресата сообщения появляется диалоговое окно Выбор имен (Select Names).

Пример 4.17. Открытие адресной книги

> Сервис > Адресная книга…

В Microsoft Outlook могут использоваться адресные книги (Address Book) разных типов, в том числе Глобальный список адресов, Личная адресная книга или Адресная книга Outlook. В диалоговом окне Адресная книга можно указать, какие адреса необходимо отображать в данный момент. Для этого необходимо выбрать соответствующую адресную книгу в раскрывающемся списке Источник адресов (Show Name From the).

Каждая из вышеперечисленных книг содержит информацию, которая может быть использована при отправке сообщений, создании писем, звонков и т. д. Обычно эти адресные книги используются для следующих целей (суть разделение физического пространства хранения информации).

• Глобальный список адресов. Данная адресная книга доступна только в случае, если Outlook является клиентом Microsoft Exchange Server. Эта книга содержит все адреса, списки рассылки в рамках рабочей группы. Книгу создает и ведет администратор Exchange Server, для пользователя доступна лишь ее информация. Подробно о работе с такой адресной книгой будет расскано в главе 13 «Outlook и Microsoft Exchange Server».

Рис. 4.24. Диалоговое окно Адресная книга

• Личная адресная книга. Собственная адресная книга пользователя, в которой рекомендуется хранить личные списки рассылки с наиболее часто используемыми адресами. Отличия данной адресной книги от папки Контакты незначительны, единственное, что хочется отметить — это способ хранения информации. Если в личной адресной книге вся информация хранится в одном файле с расширением pab (только контакты), то в папке Контакты все хранится в едином файле с расширением pst (и контакты, и задачи, и сообщения).
• Адресная книга Outlook. Адресная книга, формирующаяся на основе папок типа Контакты. Адресная книга автоматически обновляется при обновлении контактов. В списке Источник адресов (Show Names From The) каждая адресная книга, сформированная на основе папки типа Контакты, показана отдельной строкой под элементом Адресная книга Outlook.

Личная адресная книга

Выше мы уже рассматривали работу с папкой Контакты, но коль скоро уж Outlook обладает возможностью работы с личными адресными книгами, стоит рассмотреть их создание и работу с их элементами. Не умаляя общности, можно сказать, что работа с личной адресной книгой аналогична работе с адресными книгами других типов.

Создание личной адресной книги

Перед тем как начать работу с личной адресной книгой, ее необходимо добавить в существующую конфигурацию Outlook. Адресная книга суть информационная служба, добавление же любых элементов информационных служб является созданием учетной записи данного типа. (Подробно о работе с учетными записями электронной почты будет рассказано в разделе «Электронная почта».)

Пример 4.18. Создание личной адресной книги

> Сервис > Учетные записи электронной почты..

Добавить новый каталог или адресную книгу

Далее

Дополнительные адресные книги

Далее

Тип адресной книги Личная адресная книга

Далее

{Появиться диалоговое окно Личная адресная книга (рис. 4.25)}

Личная адресная книга

Имя := Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Сортировать записи по Фамилиям

ОК

На вкладке Личная адресная книга (Personal Address Book) пользователь может изменить место расположения файла, в котором будет храниться информация о контактах, а на вкладке Заметки (Notes) — ввести примечания к книге. После того как добавлена новая книга, необходимо перезапустить Outlook для того, чтобы новая учетная запись начала функционировать в рамках приложения.

Замечание

Пользователь не может создать более одной учетной записи типа Личная адресная книга или Адресная книга Outlook.

Рис. 4.25. Диалоговое окно Личная адресная книга

Создание контакта адресной книги

Теперь перейдем к рассмотрению основных аспектов при работе с адресной книгой, главным из которых является создание нового контакта.

Пример 4.19. Создание контакта

> Сервис > Адресная книга…

Источник адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

> Файл > Создать адрес… (рис. 4.26)

В список Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Тип адреса Адрес другого типа

ОК

Краткое имя := Усаров Георгий (рис. 4.27)

Адрес электронной почты := usarov@mail.ru

Тип электронной почты := SMTP

ОК

Заполнение остальных вкладок при создании нового контакта в личной адресной книге почти полностью аналогично созданию нового элемента в папке Контакты. После того как контакт создан, его можно увидеть в информационном поле адресной книги.

Рис. 4.26. Диалоговое окно Создание адреса

Рис. 4.27. Диалоговое окно Свойства: Создание: Адрес другого типа

Кстати, одним из нововведений Outlook является возможность скрыть информацию ненужных полей контакта. Для этого подведите указатель мыши к стыку между заголовками полей на полосе вверху информационной панели и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, растяните или уменьшите (удалите) ширину поля. На рис. 4.28 изображено диалоговое окно Адресная книга, отображающее только два поля: Имя и Адрес эл. почты.

Рис. 4.28. Адресная книга с двумя отображаемыми полями

Параметры адресной книги

Настройка параметров по умолчанию для отображения и хранения новой информации в адресных книгах производится в диалоговом окне Обработка адреса (Addressing).

Пример 4.20. Обработка адреса

{В Адресной книге}

> Сервис > Параметры., (рис. 4.29)

Отображать первым список адресов Контакты

Хранить личные адреса в книге Контакты

Добавить…

Списки адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Добавить

Закрыть

ОК

Некоторые комментарии к приведенному примеру. В первом раскрывающемся списке устанавливается та папка, данные которой будут отображаться первыми при появлении этого диалогового окна при выборе адресатов почты или т. п. Второй список задает папку по умолчанию, в которую будут помещаться новые контакты и которая по сути будет основной базой пользователя.

Рис. 4.29. Диалоговое окно Обработка адреса

Мы еще не рассматривали работу с электронной почтой, но одним из важных аспектов при создании электронного сообщения является правильное заполнение полей Кому (То), Копия (Сс) и Слепая копия (Всс). Если данные этих полей взяты не из адресной книги, а вводились с клавиатуры, то перед отправкой сообщения Outlook проверит их наличие в адресной книге. Если контакт с указанным адресом не будет найден, Outlook предложит создать для него новую запись. Порядок проверки определяется в третьем разделе диалогового окна Обработка адреса (Addressing).

Резюме

В данной главе были продемонстрированы возможности Outlook в организации контактной информации и работе с ней.

• Контакт. Было введено понятие контакта Outlook, рассмотрено его создание и редактирование полей.
• Список рассылки. Возможность создания списка рассылки упрощает все виды коммуникационной деятельности, связанной с одной и той же группой людей.
• Работа с контактами. Возможность отметки к исполнению, телефонный звонок контакту и создание нового письма посредством совместной работы Outlook и Microsoft Word.
• Адресные книги. Дополнительные возможности Outlook в организации, представлении и хранении адресной информации.