Начнем с того, что закрепим области, чтобы нам было удобно работать.
Делается это очень просто: активизируем ячейку, которая находится слева и внизу от закрепляемой области заходим в «Окно» главного меню в верху страницы и выбираем «Закрепить области»:
Таким образом мы выделили ячейку со значением «10», чтобы закрепить шапку и наименования товара. Так можно закрепить любые области в любом месте страницы.
Если нам потребуется снять закрепление после проведения работ над документом, зайдем опять же в «Окно» и выберем «Снять закрепление областей».
А теперь приступим непосредственно к внесению изменений в прайс-лист.
С какими проблемами мы можем столкнуться в процессе? Например:
1. Старый прайс-лист сделан в Word.
2. В связи с изменением наименований нужно произвести много одинаковых изменений.
3. Заводим формулы, а они не считаются.
Начнем по порядку.
Импорт в Excel
Для того, чтобы произвести импорт документа из Word в Excel открываем оба документа, выделяем все поля таблицы в Word, удерживая левую кнопку мыши, копируем выделенную область, стоя на черном поле:
и вставляем выделенную область в Excel.
Следующим шагом форматируем таблицу, расширяя нужные столбцы для более удобного чтения.
C копированием таблицы мы справились, теперь приступим к внесению изменений.
Поиск и замена значений в Excel
Предположим, что наш производитель кардинально изменил наименование товара. Если раньше все игрушки назывались «куклы», то теперь пришли в новым наименованием «пупсы». Неужели мы будем заходить в каждую ячейку и менять все значения? Конечно же нет!
Мы воспользуемся функцией замены, которую предлагает нам Excel.
Для этого мы выделим область, где будет происходить замена и вызовем эту функцию.
Вызвать функцию поиска и замены в Excel можно тремя способами:
1. Одновременным нажатием SHIFT и F5;
2. «Правка» в главном меню -> «Найти»
3. Бинокликом в меню правки вверху страницы.
Если Вы не видите у себя биноклика, его можно добавить в панель и он всегда будет там виден. Т.е. Вы можете самостоятельно выбрать нужные Вам функции.
Итак, выделяем область замены, вызываем функцию правки, заходим в закладку «Заменить», пишем в строке «Найти» старое значение, в строке «Заменить на» — новое и нажимаем на кнопочку «заменить все» :
Вот мы и избавили себя от долгой и нудной работы!
Поиск и устранение причин, по которым Excel отказывается считать
Ну, а теперь давайте искать причины, по которым Excel отказывается считать.
Их несколько:
1. Внутри ячейки помимо цифр есть текст;
2. Задан неверный формат ячейки;
3. Документ скопирован из Word и имеет принудительный пробел между разрядами;
4. Вместо (,) копейки отделены от рублей (.) (или наоборот в зависимости от настроек).
5. В Параметрах Excel задан стиль ссылок R1C1 (т.е. и строки, и столбцы обозначаются цифрами).
Идем по пунктам.
1. Необходимо удалить из ячейки текcт и все посторонние знаки кроме цифр. Если Вам нужно указать валюту расчета, это можно сделать, применив «денежный» или «финансовый» формат.
2. Для того, чтобы задать правильный формат ячеек, нужно вызвать «Формат ячеек» и выбрать в закладке «Число» «числовой», «денежный» или «финансовый» формат.
Если после смены формата, формула по прежнему не считает, попробуйте обновить ячейку, щелкнув по ней два раза.
Если и это не помогло, разбираемся дальше.
3. Если мы знаем, что документ скопирован из Word и цифры разделены принудительными пробелами, нам нужно избавиться от этих пробелов. Чтобы не заходить в каждую ячейку и не удалять их вручную воспользуемся правкой.
Выделяем нужную область, вызываем «Правку» и в поле «Найти» пишем пробел, а поле «Заменить на» очищаем от всяких значений. После нажатия кнопочки «заменить все» все пробелы должны исчезнуть.
4. Ту же самую операцию проводим и в том случае, если нужно поменять все точки на запятые или наоборот. В поле «Найти» пишем «.», в поле «Заменить на» пишем «,» и нажимаем кнопочку «заменить все».
ВАЖНО ДЛЯ 2-4 ПУНКТОВ: активизируйте для замены только ту область, где хотите произвести изменения, иначе Вы рискуете изменить весь текст на странице.
После проведения этих мероприятий, формулы должны считаться!
Этим мы и займемся. Сделаем наценку 10% на старую цену нашего прайс-листа.
Формула будет такой:
Старая цена + 10% = Новая цена
Могу предложить два варианты заведения формулы добавления процента к числу в Excel.
Активизируем соответствующую ячейку и пишем в ней БЕЗ ПРОБЕЛОВ соответствующие знаки или активизируем соответствующие ячейки в следующем порядке:
1 вариант:
= СТАРАЯ ЦЕНА + 10% * СТАРАЯ ЦЕНА ENTER
2 вариант:
= СТАРАЯ ЦЕНА * (1 + наценка/100) ENTER
или
= СТАРАЯ ЦЕНА * 1,1 ENTER
Итак, получаем.
Теперь нам остается только перенести новые цены в колонку со старыми. Однако, если мы это сделаем простым копированием-вставкой, у нас ничего не получится.. вернее получится абракадабра. Почему? Да потому, что мы скопируем не значения, а формулы. Эти формулы будут ссылаться на текст.
Чтобы скопировать значения, воспользуемся специальной вставкой и вставим значения:
Обратите внимание, что цена за упаковку пересчиталась автоматически.
Нам остается только удалить столбец «Новая цена» и наш новый прайс-лист готов!
