Менеджер расходов представляет собой приложение или программное обеспечение, которое используется для ведения учета притока и оттока денежных средств. Он используется для управления вашими ежедневными расходами.
В этом примере мы создадим отслеживание расходов с использованием Microsoft Excel, которое будет автоматизировано на основе того, что введено в отслеживание, оно также покажет, сколько денег осталось в каждой категории, и будет меняться на основе месяца, выбранного в выпадающем меню.
Этапы внедрения
Шаг 1: Сначала мы откроем приложение Microsoft Excel и определим следующие столбцы: Месяц, Дата, Описание, категория, Доход, дебеты, баланс. Вы можете определить свои собственные столбцы в соответствии с вашими требованиями.
Теперь мы превратим эти столбцы в таблицы со всеми чередующимися строками. Для этого мы выделим все столбцы и перейдем к стилю форматирования как таблицы на вкладке Главная в Excel и выберем любой из понравившихся вам видов форматирования таблицы. Ниже приведен скриншот, соответствующий этому.
Главная > Форматировать в виде таблицы
Как только вы выберете свой дизайн табличного представления, появится запрос, в котором вам нужно установить флажок “В моей таблице есть заголовки”, который создаст столбцы таблицы в качестве заголовка заголовка таблицы. Нажмите на кнопку «ОК».
После того, как вы нажмете кнопку OK, будут созданы таблицы с заголовками. И вы получите таблицу с заголовком ваших столбцов.
Шаг 2: На этом шаге мы добавим необходимые формулы и форматирование чисел в столбцы таблицы, чтобы автоматизировать большую часть работы для нас.
Сначала мы добавим начальную дату и, используя ее, добавим формулы в нашу таблицу. Для этого сначала мы добавим случайную дату в столбец date и нажмем кнопку enter.
После этого мы изменим формат даты. Вы можете использовать любой формат, который вам нравится, для этого мы выберем столбец даты (здесь это столбец B), щелкнем по нему правой кнопкой мыши и откроем формат ячеек, там мы перейдем в категорию даты и выберем формат даты.
Столбец B > Щелкните правой кнопкой мыши> Формат ячеек> Дата> Тип
Теперь на вкладке Формат ячеек мы выберем категорию в качестве даты и выберем тип даты.
Далее мы настроим формулу в столбце Месяц, чтобы извлекать только номер месяца из столбца Дата. Для того, чтобы сделать это, мы напишем = МЕСЯЦ ([@Date]) внутри столбца месяц. Формула автоматически заполнит остальные строки месяца номером месяца из столбца «Дата». Всякий раз, когда мы будем вводить новую дату в столбце «Дата», она автоматически обновит номер месяца в соответствии с датой.
=МЕСЯЦ ([@Дата])
Шаг 3: Далее мы добавим выпадающее меню над столбцом категории, чтобы мы могли выбрать категорию расходов. Для этого мы выделим весь столбец категории, а затем, удерживая клавишу ctrl. нажмите и снимите флажок с заголовка столбца, затем на вкладке Данные мы выберем проверку данных, которая присутствует внутри инструментов обработки данных.
Как только вы нажмете на опцию проверки данных, откроется вкладка проверки данных, там внутри критерии проверки, в разделе Разрешить вы должны выбрать Список, который используется для создания выпадающего списка, а меню списка следует вводить внутри раздела Источник через запятую, excel создаст список для нас.
Вы можете добавить список меню в соответствии с вашими собственными расходами. Сюда мы добавим доход, ипотеку, коммунальные услуги, продукты, топливо покупки и тусовки. После добавления нажмите на кнопку OK, Excel создаст выпадающий список для всех выбранных ячеек, и будет создано выпадающее меню.
После этого мы отформатируем столбцы Доходов, дебетов и Баланса в виде столбцов валюты. Для этого сначала мы выделим эти столбцы, затем на вкладке Главная перейдем в раздел номера и выберем валюту, любую валюту, которую вы хотите. В этом случае мы выберем валюту индийских рупий.
Шаг 4: На этом шаге мы сложим формулу, чтобы получить текущий баланс. Для этого нам нужно добавить начальный баланс в наше приложение для отслеживания расходов. Мы добавим 10000 рупий в качестве баланса и определим Описание для этого в качестве нашего начального баланса, а затем определим формулу для получения текущего баланса.
Теперь мы определим формулу в следующей ячейке под балансом (ячейка G3), чтобы автоматизировать текущий баланс. Формула, которая будет использоваться, =SUM(G2 + [@Доход]-[@Дебеты]).
=СУММА (G2 + [@Доход]-[@Дебеты])
Нам нужно добавить формулу во весь столбец, для этого мы сначала выделим столбец G3 и нажмем клавишу Ctrl + C, чтобы скопировать формулу, затем мы выделим весь столбец G и отменяем выбор заголовка и ячеек начального баланса из столбца G (здесь это ячейки G1 и G2), удерживая клавишу Ctrl, а затем вставим формулу с помощью клавиши Ctrl + V, excel вставит ее во весь столбец.
Как только мы вставим его, Excel автоматически заполнит начальный баланс в размере 10000 рупий во всей колонке G так же, как и в столбце месяц, но по мере обновления ваших расходов и доходов он рассчитает текущий баланс.
Шаг 5: На этом шаге мы создадим индикатор выполнения, который будет показывать, сколько мы потратили в каждой категории и какой доход нам нужен в каждой категории. Для этого нам нужно добавить все категории в отдельный столбец, который мы хотим отслеживать.
Далее нам нужно добавить столбец «Итого» в ячейку J1 и добавить номер месяца, на котором мы хотим сосредоточиться, в столбец I1 (здесь это январь, поэтому мы добавим номер месяца a1).
После этого нам нужно добавить формулу SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …) для всех столбцов, которые мы хотим отслеживать. Нам нужно написать SUMIFS() отдельно для столбца доходов и расходов.
Сначала мы пишем SUMIFS() для столбца Доходов, чтобы отслеживать его отдельно от расходов. Мы будем использовать следующую формулу. (Примечание: Пожалуйста, имейте в виду, что вы будете использовать формулу в соответствии со столбцами, которые вам нужно определить)
=SUMIFS(таблица 1[[#Все],[Доход]], таблица 1[[#Все], [Месяц]], I1, таблица 1 [[#Все], [Категория]], I2)
Теперь мы добавим формулу SUMIFS () для наших категорий расходов. Для отслеживания расходов мы будем использовать следующую формулу.
=SUMIFS(таблица 1[[#Все],[Дебеты]], таблица 1[[#Все], [Месяц]], $ I $ 1, таблица 1 [[#Все], [Категория]], I3)
После добавления этой формулы мы просто перетащим формулу во все столбцы наших категорий, которые мы хотим отслеживать. т. Е. Ипотека, коммунальные услуги, продукты, топливо и развлечения и тусовки. Это обновит все расходы в соответствии с месяцами.
Мы видим, что ипотека, топливо и продукты указаны как 0, поскольку мы не добавили никаких расходов в эти категории. Теперь, чтобы улучшить его, мы изменим тип этих столбцов отслеживания на валюты (здесь, в индийских рупиях). Для этого мы выделим все эти столбцы, а затем на вкладке «Главная» перейдем в раздел «Количество» и изменим тип на «валюты».
Шаг 6: На этом шаге мы разработаем индикатор выполнения, который покажет нам, какой доход мы будем иметь и сколько у нас осталось потратить в каждой категории. И снова мы будем разрабатывать доходы отдельно, а категории расходов отдельно.
Индикатор выполнения для доходов
Сначала мы выберем столбец со значением дохода. На вкладке Главная мы выберем Условное форматирование в разделе Стиль. И, выбрав Столбцы данных, мы выберем зеленые столбцы для дохода.
Мы растянем его немного дольше для получения хороших визуальных эффектов. Теперь нам нужно определить для него правила. Для этого мы снова перейдем к условному форматированию, а затем выберем Управление правилами.
Нам нужно обновить наше существующее правило, которое по умолчанию создается Excel. Мы просто дважды щелкаем, чтобы открыть его, и обновляем минимальное и максимальное значение, а также устанавливаем его тип и номер. Это сделает отслеживаемым наш индикатор выполнения.
Мы установим минимальное значение равным 0, а максимальное — 45000, после обновления этих значений мы нажмем OK и применим наши правила.
После этого мы закончим с доходами, и это будет выглядеть примерно так.
То же самое мы должны сделать для всех наших расходов отдельно. Вы можете настроить минимальное и максимальное значения в соответствии с вашими требованиями.
Здесь мы будем отслеживать расходы красным цветом с минимальным и максимальным значением для следующих ипотечных кредитов (0,8000), коммунальных услуг (0,5000), продуктов питания (0,5000), топлива (0,2000), развлечений и тусовок (0,3000). Как только мы повторим те же шаги для нашего all-expense, мы получим что-то вроде этого.
Шаг 7: На этом шаге мы попытаемся улучшить наш дизайн. Мы добавим границы в нашу таблицу отслеживания. Для этого мы выделим всю таблицу расходов, перетащим ее вниз и создадим столбец (здесь это столбцы H и K) эквивалентной длины. Вы можете найти его ниже на рисунке.
Двигаясь дальше, мы выделим всю таблицу и сделаем все границы. Для этого мы переходим на вкладку «Главная», а затем в разделе «Шрифт» выбираем опцию «Границы» и выбираем «Все границы», это создаст границы по всей нашей таблице.
Как только мы сделаем это, мы выделим ячейки вокруг нашей границы, которые мы оставили на предыдущем шаге, для этого нам нужно выделить эти ячейки вручную, нажав и удерживая клавишу ctrl и выделив ячейки.
Как только мы выделим все ячейки вокруг нашей таблицы, мы зальем их каким-нибудь сплошным цветом. Для этого мы переходим на вкладку «Главная», а затем в разделе «Шрифт» заливаем цветом.
Итог
Здесь мы протестируем наше приложение Expense Manager. Мы заполняем некоторые расходы за январь месяц, а затем изменим номер месяца в таблице отслеживания хода выполнения и заполним за февраль месяц.
