В этом руководстве мы собираемся показать вам, как создать список дел в Excel с помощью элементов управления checkbox и условного форматирования. Скачать готовый шаблон можно тут.
Подготовка перед созданием списка дел
Начните с создания диапазона из 3 столбцов. Эти столбцы могут включать:
- Пункты, которые нужно сделать.
- Флажки для статуса.
- Вспомогательный столбец для хранения значений флажков.
Элементы управления флажками могут располагаться под столбцом состояния. Вы можете добавить несколько флажков, создав один внутри ячейки и перетащив его вниз для остальных.
Как только флажки будут готовы, привяжите их к соседним ячейкам под столбцом Helper.
После создания ссылки установите и снимите флажки, чтобы убедиться, что они связаны правильно. Вы увидите, что ячейки в столбце Helper отображают либо значение TRUE, либо значение FALSE в зависимости от установленного флажка.
СтолбецHelper на самом деле необязателен. Теперь давайте рассмотрим дополнительные параметры настройки для нашего списка дел.
Добавление условного форматирования
Условное форматирование — отличный способ помочь отличить завершенные элементы от незавершенных.
- Выберите все пункты в своем списке.
- Откройте окно Новое правило форматирования , выполнив команду Главная > Условное форматирование> Новое правило.
- Выберите Использовать формулу для определения … элемента в новом правиле форматирования
- Введите формулу, в которой используется функция NOT, со ссылкой на первую ячейку помощника. Не забудьте оставить часть строки относительной: =NOT($ D5) (Относительная ссылка важна, чтобы Excel мог скопировать формулу в другие ячейки столбца).
Эта формула позволяет форматировать непроверенные элементы, потому что FALSE станет TRUE благодаря функции NOT. TRUE указывает Excel применить определенный формат. - Нажмите кнопку Форматировать , чтобы открыть ячейки форматирования
- Мы выбрали серый цвет шрифта и тип шрифта с зачеркиванием, чтобы отобразить выполненные элементы.
- Нажмите кнопки OK во всех окнах, чтобы применить форматирование.
Как только форматирование будет применено, вы увидите что-то вроде приведенного ниже.
Если вы удовлетворены результатом, просто скройте столбец helper и все готово. Далее мы собираемся разместить индикатор выполнения.
Прогресс
Поскольку мы уже сохраняем значения флажков в вспомогательном столбце, мы можем посчитать их и вычислить соотношение отмеченных элементов. Здесь могут помочь функции COUNTA и COUNTIF.
Если мы назовем вспомогательный столбец «Helper», формулы будут такими, как показано ниже.
Количество всех элементов: =COUNTA (Helper)
Количество выполненных элементов: =COUNTIF (Helper, TRUE)
Соотношение выполненных элементов: =завершенные пункты /All_Items
В то время как функция COUNTA подсчитывает ячейки, содержащие текст, функция COUNTIF подсчитывает ячейки, содержащие только TRUE. Соотношение между двумя показателями показывает прогресс.
Вы также можете добавить визуализацию для отображения этой информации. Хотя в Excel нет визуализации под названием «индикатор выполнения», вы можете создать ее, изменив столбчатую диаграмму.
- Вставьте столбчатую диаграмму, выполнив следующие действия Вставка > Вставить столбец или столбчатую диаграмму> Кластеризованную линейку (двумерная линейка).
- Щелкните правой кнопкой мыши на области диаграммы и выберите Выбрать данные.
- Используйте ввод диапазона данных диаграммы для выбора соотношения.
- Нажмите OK, чтобы увидеть диаграмму. С несколькими визуальными изменениями эта столбчатая диаграмма станет индикатором выполнения.
- Дважды щелкните по вертикальной оси, чтобы увидеть параметры. Откройте Параметры оси и установите минимальное значение в 0 и максимальное значение в 1.
- Удалите вертикальную ось.
- Удалите заголовок.
- Уменьшите область, уменьшив высоту.
- Добавьте границу к области печати , щелкнув правой кнопкой мыши и установив Контур
- Уменьшите ширину пробела.
Список дел и задач в Эксель готов, можете пользоваться, а если остались вопросы, задавайте в комментариях.
