Любой прайс-лист — это прежде всего таблица, наполненная данными.
Как правило, прайс-лист подразумевает перечисление товаров с указанием их стоимости. Дополнительно могут быть указаны различные показатели: параметры, кол-во в упаковке, штрих-код и пр.
Рассмотрим случай, когда дополнительно указывается количество мест в упаковке и стоимость всей упаковки.
Наполняем один столбец данными о товарах, во втором указываем количество товаров в упаковке, в третьем — цену товаров, и расширяем столбцы так, чтобы вся информация поместилась.
Осталось добавить столбец с указанием стоимости упаковки.
У нас есть два пути: посчитать все на калькуляторе и сделать кучу ошибок или доверить все расчеты Excel.
Конечно же мы выберем второй путь! Будем добавлять формулы.
Итак, для того, чтобы получить цену за упаковку, нам нужно перемножить «количество товаров в упаковке» и «цену товара».
Как это сделать?
Активизируем ячейку, в которой хотим создать формулу, и пишем в ней БЕЗ ПРОБЕЛОВ соответствующие знаки или активизируем (выделяем левой клавишей мыши) соответствующие ячейки в следующем порядке:
= КОЛИЧЕСТВО ТОВАРОВ В УПАКОВКЕ * ЦЕНА ТОВАРА ENTER
Проверить формулу можно, оставаясь в ячейке и нажав на строку состояния:
Если всё правильно, можно смело копировать готовую формулу и вставлять ее в следующие ячейки. Для этого нужно поставить курсор на левый нижний край ячейки с формулой. Появится крестик. Нажмите на этот крестик левой клавишей мышки и тяните не отпуская пальца вниз до конца списка товаров. Отпускаем палец. Получилось!
Сам прайс-лист мы сделали, осталось его оформить. Какие шаги нам осталось сделать?
1. Нумерация строк
Для того чтобы пронумеровать строки нашего прайс-листа, прежде всего нужно добавить столбец перед наименованием товаров.
Ну, а теперь вручную нумеруем первую и вторую строки, после чего активизируем обе ячейки и ставим курсор на нижний левый угол второй ячейки. Должен появиться крестик. Нажимаем на этот крестик левой кнопкой мыши и, удерживая ее, тянем до конца списка.
Что примечательно, такой список можно тянуть с любой цифры. Т.е. если Ваш список прервется и продолжится дальше в другом месте, Вы легко можете его продолжить.
Не забывайте, что для проведения этой операции обязательно нужны как минимум две следующие друг за другом цифры.
2. Форматирование таблицы
Ну вот, наша таблица практически готова. Осталось ее отформатировать: сделать границы, выравнивание и перенос слов.
После форматирования получаем:
Здесь можно обратить внимание на два момента (отмечены красными стрелочками):
— Изменения внутри ячейки. Принудительный перенос.
Бывают случаи, когда автоматический перенос происходит не в том месте, в котором Вам бы хотелось, либо вы допустили ошибку/описку. Чтобы исправить это досадное недоразумение, поступим так.
Для того, чтобы сделать изменения в уже заполненной ячейке, нужно активизировать нужную ячейку и
— либо щелкнуть по ней два раза (курсор появится внутри ячейки)
— либо зайти в строку состояния (находится над серым полем, которое делит страницу на ячейки) путем нажатия на неё.
Ячейка становится активной, и в ней можно производить любые изменения.
Для того, чтобы сделать перенос в нужном нам месте, нужно поставить побольше пробелов перед словом, которое хотим перенести.
— Визуальное разделение групп разрядов чисел
Для того, чтобы разделить число на разряды для более удобного их чтения (сравните: 10000 или 10 000) в окне диалога «Формат ячеек» (вызывается правой кнопкой мышки) существует закладка «Число». Выбираем формат «Числовой» и ставим галочку в поле «Разделитель групп разрядов».
3. Добавление текста. Объединение ячеек
Осталась самая малость: озаглавить наш прайс-лист.
Мы же хотим, чтобы все было красиво? Тогда поместим название посередине.
Для этого нам нужно объединить ячейки над таблицей.
Это можно сделать с помощью выставления галочки в строке «объединение ячеек» через окно диалога «Формат ячеек» (вызывается правой кнопкой мыши)->»Выравнивание» либо с помощью иконки «объединение ячеек» в верхнем меню «форматирования»:
Для начала добавляем строки над таблицей.
А дальше действуем следующим образом: активизируем объединяемые ячейки и нажимаем на иконку «Объединить и поместить в центре».
Теперь можем писать там любой текст.
Наш прайс-лист готов! Ну и последний штрих. Давайте сделаем так, чтобы при печати шапка была видна на каждом листе (конечно же, если их много).
Вызываем через главное меню «Файл» -> «Параметры страницы», выбираем вкладку «Лист» и находим надпись «Печатать на каждой странице»
Нам нужно сделать сквозную шапку, значит, мы выбираем сквозные строки. Нажимаем на кнопочку:
после чего выпадает такое окошко,
в которое мы добавляем нашу шапку путем нажатия на серое поле рядом с ней. Если все сделали правильно, то в белом поле появляются координаты шапки. Появились? Смело нажимаем на кнопочку и возвращаемся во вкладку «Лист». В поле «сквозные строки» должны появиться координаты нашей шапки.
Теперь на каждой страничке нашего прайс-листа будет видна шапка, и нашему клиенту будет приятно с ним работать!
Осталось распечатать его так, чтобы не истратить всю пачку бумаги, положенную в принтер.
Начнем с того, что сделаем просмотр страницы через «Файл» -> «Предварительный просмотр». Именно эта функция дает нам возможность увидеть количество страниц нашего документа и раздвинуть поля вручную. Для этого нужно нажать на кнопку «Поля» (если полей не видно) и нажимая левой кнопки мышки на высветившиеся поля, удерживая кнопку, можем перетаскивать их, как нам заблагорассудится. Тем самым можем расширить имеющийся лист и поместить на него столбцы или строки, которые не поместились при автоматически заданных полях.
После игры с полями, зайдем в закладку «Параметры страницы» (через «Файл» в главном меню) и попробуем поменять страницу на альбомную, либо установим масштаб печати. Если мы хотим, чтобы страница помещалась на один лист в ширину, то проставляем соответствующее значение. Что касается высоты, можете поставить любое максимальное количество. Система не распечатает больше страниц, чем есть в документе.
