Сообщения об отпуске — это автоматические ответы, которые информируют отправителей об отсутствии вас в офисе
- Outlook позволяет своим пользователям настраивать сообщения об отпуске.
- Всякий раз, когда пользователи находятся в отпуске и не могут отвечать на электронные письма, автоматическое сообщение об отпуске будет отправляться в ответ на каждое полученное ими электронное письмо.
- В этих сообщениях говорится, что конкретный пользователь находится в отпуске и не может ответить на полученное электронное письмо, пока не вернется домой.
- Мы покажем вам, как создать сообщение об отпуске в нашей сегодняшней статье.
Бывают случаи, когда пользователи Outlook не всегда могут отвечать на электронные письма немедленно. Например, большинство пользователей Outlook, вероятно, не смогут отвечать на свои электронные письма, когда они находятся вне офиса.
Итак, может оказаться хорошей идеей настроить ответ по электронной почте на время отпуска (или вне офиса), прежде чем отправиться в отпуск. Тогда любой, кто отправит вам сообщение в ваше отсутствие, получит автоматический ответ «в отпуске» или «вне офиса», в котором объясняется, что вы в данный момент недоступны.
Существует два способа настроить автоматическое сообщение об отсутствии в офисе в Outlook. Пользователи, использующие Outlook 2019, 2016, 2013 и 2010 с учетными записями Exchange, могут настраивать сообщения об отсутствии в офисе с опцией автоматического ответа.
Однако не все пользователи Outlook могут выбрать этот параметр, а тем, кто не может, потребуется настроить сообщение об отпуске с помощью правила электронной почты.
Как настроить автоматические сообщения об отсутствии в офисе в Outlook?
1. Настройте ответ «Вне офиса» с опцией «Автоматические ответы»
1. Откройте Outlook.
2. Перейдите на вкладку Файл.
3. Перейдите в «» и щелкните по нему.
4. Установите переключатель в положение Отправлять автоматические ответы .
5. Затем вам нужно выбрать, к какому типу людей вы хотите получить этот ответ. Возможны следующие варианты: Внутри моей организации и за ее пределами.
6. После того, как вы сделали свой выбор, продолжайте и напишите сообщение.
7. Настройте время и даты, в течение которых вы хотите отправлять сообщение об отпуске.
8. Нажмите OK , чтобы сохранить электронное письмо, отправленное вне офиса.
9. Всякий раз, когда кто-то отправляет вам электронное письмо, пока вы находитесь в отпуске, ему будет отправлено сообщение с автоматическим ответом.
Вы можете настроить автоматический ответ вне офиса с помощью встроенных настроек Outlook. Существует специальный раздел для создания и настройки сообщений об отпуске. Вы можете создать сообщение с нуля, указав, в какие даты и время оно будет отправлено, а также кому.
2. Настройте ответ вне офиса с помощью правила
- Чтобы настроить ответ вне офиса с использованием правила электронной почты, откройте текстовый редактор сообщений Outlook.
- Введите текст сообщения и тему для электронного письма «Вне офиса».
- Щелкните Файл и Сохраните как.
- Введите название файла, чтобы сохранить электронное письмо как.
- Выберите шаблон Outlook (*.odt) в выпадающем меню.
- Нажмите кнопку Сохранить.
- Затем перейдите на вкладку Файл.
- Нажмите кнопку Управление правилами и оповещениями, чтобы открыть окно Правила и оповещения.
- Нажмите кнопку Новое правило, которая откроет мастер правил.
- Выберите опцию Применить правило к сообщениям, которые я получаю, и нажмите кнопку Далее.
- Снова нажмите «Далее» и выберите » Да» для подтверждения, когда вас попросят применить правило ко всем сообщениям.
- Установите флажок отвечать с использованием определенного шаблона.
- Щелкните ссылку path в поле Шаг 2.
- Выберите опцию в разделе Шаблоны в файловой системе в раскрывающемся меню «Посмотреть в».
- Выберите шаблон электронного письма, который вы сохранили для электронного письма об отпуске.
- Нажмите кнопку Открыть.
- Нажмите Далее, после чего вы сможете выбрать некоторые необязательные исключения.
- Снова нажмите кнопку Далее. Введите название правила.
- Нажмите кнопку Готово для выхода.
3. Настройте электронную почту вне офиса в Outlook.com
- Чтобы настроить электронное письмо об отпуске в Outlook Web App, нажмите кнопку » Настройки» в правом верхнем углу окна приложения.
- Нажмите Просмотреть все настройки Outlook, чтобы открыть окно, показанное непосредственно ниже.
- Перейдите на вкладку Автоматические ответы.
- Выберите опцию Включить автоматические ответы.
- Выберите параметр Отправлять ответы только в течение определенного периода времени и введите даты начала и окончания для этого периода.
- Введите сообщение электронной почты в текстовое поле.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Итак, вот как вы можете настроить электронную почту на время отпуска в Outlook. Те, кто отправляет вам электронные письма, получат автоматический ответ, информирующий их о том, что вы в настоящее время отсутствуете в течение определенного периода времени.
