На протяжении некоторого временного интервала (день, месяц, год) человек выполняет множество заданий, связанных как с деловой, так и с личной деятельностью. Довольно трудно вспомнить в конце месяца, что было сделано, а что нет, сколько времени ушло на выполнение того или иного задания и т. д. Верным средством от подобного рода амнезии является ведение дневника с подробными пометками о произошедших событиях и проделанной работе.
Дневник Outlook — это универсальное средство протоколирования вашей деятельности. В папке Дневник (Journal) в хронологическом порядке представляется информация о назначенных встречах, задачах, о файлах приложений Microsoft Office, с которыми вы работали, а также информация об отправленных и полученных вами сообщениях и даже телефонных звонках. В терминологии Outlook любая информация дневника называется записью.
Новая запись
В этом разделе рассказывается о «ручном» ведении дневника. Мы рассмотрим создание записи на примере задачи Outlook «Работа над книгой» (см. раздел «Новая задача»). Работа над книгой — очень долгий процесс, имеющий множество параметров и, безусловно, требующий протоколирования. Итак, перед тем как приступить к работе над задачей, необходимо создать запись в дневнике о начале работы.
В окне Outlook раскройте папку Дневник и нажмите кнопку Создать (New), после чего появится форма Запись в дневнике (Journal Entry), изображенная на рис. 6.1.
Совет
Не менее простым способом создания записи является двойной щелчок в области просмотра информации.
Далее необходимо заполнить поля этой формы. Первая группа полей, относящаяся к теме, достаточно стандартна и не требует особых пояснений.
Рис. 6.1. Форма Запись в дневнике
Пример 6.1. а. Ввод информации записи
Тема := Работа над книгой «Microsoft Outlook в подлиннике»
Тип Задача (рис. 6.2)
Организация := БХВ-Петербург
Следующая группа полей связана со временем. По умолчанию в поле Начало (Start time) введены дата и время создания записи. Изменить эту информацию можно стандартными способами Outlook (см. разделы «Форматы даты и времени» и «Новая встреча»). Поле Длительность (Duration) является уникальным для элемента Запись (Entry). Здесь хранится информация о продолжительности события, в нашем случае — информация, необходимая для выполнения задачи. По умолчанию установлена нулевая длительность, изменить которую можно двумя способами:
- Ввести время вручную или выбрать из раскрывающегося списка.
- Автоматически изменить длительность в реальном времени. В этом случае нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Стрелка часов при этом начнет перемещаться, и по истечении очередной минуты значение поля Длительность (Duration) автоматически будет увеличиваться. При паузе в процессе работы над задачей нажмите кнопку Остановить часы (Pause Timer). Стрелка часов остановится. При возобновлении работы снова нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Таким образом можно получить информацию о реально затраченном времени на решение задачи, после чего перенести ее в поле Реально затрачено (Total Work) формы Задача (см. раздел «Дополнительная информация о задаче»).
Рис. 6.2. Раскрывающийся список типов записей
Замечание
В процессе работы над задачей можно свернуть приложение Outlook и работать в других приложениях. Часы при свернутом окне Outlook все равно продолжают работать.
Следующая группа полей была уже описана ранее (описание, контакты и категории). Приведем только пример записи со вставленной задачей в поле Описание.
Пример 6.1, б. Ввод информации записи
Описание
> Вставка > Элемент… (рис. 6.3)
Смотреть в Задачи
Вставить как Ярлык
Элементы Работа над книгой «Outlook в подлиннике»
OK
Контакты := Ekaterina Kondukova
Категории := BHV; Дела
Рис. 6.3. Диалоговое окно Вставка элемента
Рис. 6.4. Созданная запись с изменяющейся длительностью (реальное время)
По окончании создания записи или ее редактирования нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close).
Автоматическое ведение Дневника
Выше мы рассмотрели ручное ведение Дневника, но в ряде случаев можно избавить себя от постоянного ручного протоколирования. Дневник Outlook сам будет создавать в фоновом режиме записи для событий вашей деятельности.
Виды протоколируемой деятельности, заносимой в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (Journal Options).
Пример 6.2. Установка параметров Дневника
Сервис > Параметры. . .
Настройки
Параметры дневника… (рис. 6.5)
Рис. 6.5. Диалоговое окно Параметры дневника
Количество элементов, для которых Дневник Outlook может автоматически создавать записи, несколько меньше, чем элементов ввода с клавиатуры, но и их вполне достаточно. Выберите в поле Автозапись элементов (Automatically record these items) те, что не требуют вашего вмешательства.
Замечание
Мы еще не рассматривали эти элементы, но их суть — сообщения электронной почты, о которых пойдет речь е главе 9 «Электронная почта».
В разделе Для следующих контактов (For these contacts) выберите те, от которых будут протоколироваться выбранные выше сообщения.
Дневник Outlook предоставляет удобный способ создания записи, содержащей сведения о контакте. Выделите контакт и выберите команду > действия >> Новая запись в дневнике.
В области Записывать также файлы из (Also record files from) укажите тип файлов, информация о работе с которыми будет записываться в дневник. Можно выбрать только типы файлов, совместимые с приложением Microsoft Office.
Замечание
Если вы работаете с файлом, который выбран в этом списке, не запустив Outlook, Дневник все равно создаст соответствующую запись. Кстати, темой этой записи является путь к файлу, например D:Outlook2002 5ou05.doc.
Переключатель справа внизу диалогового окна позволяет выбрать способ просмотра записей:
- открыть запись в дневнике (Opens the journal entry). Данный переключатель установлен по умолчанию, в этом случае будет открываться форма Запись в дневнике с вложенным ярлыком файла (рис. 6.6);
Рис. 6.6. Ярлык файла Word в форме Запись в дневнике
- открыть элемент, на который ссылается запись в дневнике (Opens the items referred to by the journal entry). Автоматически открывается файл в приложении, где он был создан.
Нажатие кнопки Автоархивация дневника (AutoArchive Journals Entries) приведет к появлению диалогового окна Свойства папки «Дневник» (Journal Properties) с открытой вкладкой Автоархивация (AutoArchive), в которой можно установить параметры автоархивации элементов данной папки.
Пример 6.3. Автоархивация элементов Дневника
{В диалоговом окне Свойства папки «Дневник»}
Архивировать папку со следующими настройками (рис. 6.7)
Удалять элементы старше 12 мес.
Перемещать старые элементы в папку по умолчанию
Применить
ОК
Рис. 6.7. Диалоговое окно Свойства папки «Дневник» вкладка Автоархивация
Замечание
Подробнее об автоархивации и других свойствах папок будет рассказано в разделе 7.3 «Свойства папки Outlook».
Просмотр дневника
Дневник имеет шесть стандартных представлений: три в виде временной шкалы и три — в табличном виде (табл. 6.1).
| Представление | Отображаемые элементы и поля |
| По типу (By Type) | Представление (по умолчанию) в виде временной шкалы (см. раздел 3.3 «Повторяющаяся задача»). Записи сгруппированы по типу (см. рис. 6.7) |
| По контактам (By Contacts) | Записи сгруппированы по контактам, выбранным в поле Для следующих контактов диалогового окна Параметры дневника |
| По категориям (By Categories) | Стандартная группировка по категориям |
| Список элементов (Entry List) | Представление табличного типа, отображающее полный список элементов с полями: Значок, Вложение, Тип записи, Тема, Начало, Длительность, Контакт, Категории |
| За последние семь дней (Last Seven Day) | То же, только с соответствующим фильтром по дате |
| Телефонные звонки (Phone Calls) | То же, только с соответствующим фильтром по типу |
Таблица 6.1. Стандартные представления Дневника
Остановимся на рассмотрении представления По типу. В этом отображении записи выстраиваются в виде значков, сгруппированных по соответствующему типу. При необходимости можно открыть запись двойным щелчком на этом значке.
Для перехода к определенной дате в Дневнике можно либо воспользоваться полосой прокрутки, либо щелкнуть по стрелке вниз, рядом с названием месяца, и выбрать нужную дату в Календарике (рис. 6.8). Более того, можно изменять масштаб данного представления. В режимах День (Day) и Неделя (Week) к значку записи добавляется текст темы.
Для изменения параметров отображения данного представления можно воспользоваться диалоговым окном Формат представления временной шкалой (Format Timeline View).
Рис. 6.8. Представление дневника по типу
Рис. 6.9. Диалоговое окно Формат представления временной шкалой
Пример 6.4. Изменение представления временной шкалой
{В окне просмотра информации}
Other Settings… (рис. 6.9)
Показывать номер недели
максимальная ширина := 50 символов
показывать метку в представлении по месяцам
ОК
Резюме
В данной главе мы говорили об универсальном средстве протоколирования деятельности пользователя в Outlook с помощью приложений Microsoft Office — Дневник. Здесь были рассмотрены:
- Создание записи. Ручной и автоматический способ ведения записей Дневника. Указание параметров автоархивации.
- Представления Дневника. Представление Временная шкала позволяет отследить длительность действий пользователя на протяжении некоторого интервала времени.
